> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://knowledge.out-smart.com/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://knowledge.out-smart.com/data-safety-and-backup-policy/data-safety-and-backup-policy-de/datensicherheits-und-backup-richtlinie.md). # Datensicherheits- und Backup-Richtlinie ## OutSmart International B.V. ### Datensicherheits- und Backup-Richtlinie #### Für Geschäftskunden Version 1.0\ Zuletzt aktualisiert: 28. Mai 2026 ## 1. Einleitung Dieses Dokument beschreibt, wie OutSmart International B.V. die Daten speichert, schützt und sichert, die Ihr Unternehmen innerhalb unserer Plattform erzeugt und verwaltet. Es soll Ihnen ein klares und ehrliches Bild davon geben, was wir absichern, wo die Grenzen liegen und was Sie ergänzend zu unseren Maßnahmen tun können. ## 2. Geltungsbereich dieser Richtlinie Diese Richtlinie gilt für die webbasierte Anwendung von OutSmart International B.V. sowie für die zugehörigen iOS- und Android-Mobil-Apps. Die hier beschriebenen Backup- und Datensicherheitsmaßnahmen beziehen sich vor allem auf die Web-Plattform, in der Ihre Daten zentral gespeichert und verwaltet werden. ## 3. Welche Daten wir speichern Wir speichern in Ihrem Auftrag zwei unterschiedliche Datenkategorien: ### 3.1 Strukturierte Daten (Datenbank) Dazu gehören alle transaktionalen und operativen Datensätze, die Ihr Team innerhalb der Plattform erstellt, zum Beispiel: * Arbeitsaufträge und Auftragsdatensätze * Materialien und Vorratseinträge * Rechnungen und Finanzdokumente * Kunden- und Kontaktinformationen Diese Daten werden in verwalteten relationalen Datenbanken gehalten und unterliegen unserem vollständigen Backup-Verfahren (siehe Abschnitt 4). ### 3.2 Unstrukturierte Daten (Objektspeicher / Dateien) Dazu gehören alle binären Dateien, die Datensätzen auf der Plattform beigefügt sind, zum Beispiel: * Fotos, die über die Web- oder Mobile-App aufgenommen oder hochgeladen wurden * PDF-Dokumente (z. B. generierte Rechnungen, Berichte) * Weitere Dateianhänge, die mit Arbeitsaufträgen oder Datensätzen verknüpft sind Diese Dateien werden in einem Cloud-Objektspeicherdienst gespeichert. Bitte beachten Sie: Anders als strukturierte Daten verfügt der Objektspeicher derzeit nicht über eine separate Sicherungskopie (siehe Abschnitt 5 für Details und unsere Hinweise dazu, was das für Sie bedeutet). ## 4. Datenbank-Backup & Wiederherstellung ### 4.1 Sicherungshäufigkeit Wir führen täglich automatisierte Sicherungen aller Datenbanken durch. Diese Sicherungen sind verschlüsselt und sicher gespeichert. ### 4.2 Aufbewahrungsdauer Sicherungen werden 14 aufeinanderfolgende Tage aufbewahrt. Das bedeutet, dass wir Ihre Daten jederzeit auf jeden beliebigen Stand der vergangenen zwei Wochen wiederherstellen können. ### 4.3 Wiederherstellung zu einem bestimmten Zeitpunkt Innerhalb des 14-Tage-Aufbewahrungsfensters können wir Daten bis auf die Minute genau wiederherstellen — nicht nur bis zum nächstgelegenen täglichen Schnappschuss. Das ist in der Praxis wichtig: Wenn ein Fehler oder ein Datenverlust auftritt, können wir auf den exakten Moment davor zurückgehen und die Auswirkungen auf Ihre Abläufe so gering wie möglich halten. ### 4.4 Wiederherstellungszeit Eine vollständige Wiederherstellung der Datenbank dauert in der Regel zwischen 2 und 4 Stunden ab dem Zeitpunkt, an dem eine Wiederherstellungsanfrage eingeleitet wird. Wir halten Sie während des gesamten Prozesses auf dem Laufenden. ### 4.5 Wiederherstellung bestimmter Datensätze In manchen Fällen benötigen Sie nicht eine vollständige Wiederherstellung, sondern nur bestimmte Datensätze oder Datenmengen. Bitte beachten Sie, dass eine gezielte Datenwiederherstellung deutlich arbeitsintensiver ist als eine vollständige Wiederherstellung und daher zusätzliche Kosten verursacht. Vor jeder gezielten Wiederherstellung erhalten Sie von uns immer einen Kostenvoranschlag. ### Was das für Sie bedeutet Wenn in Ihrem Konto ein menschlicher Fehler, ein versehentliches Löschen oder ein Datenproblem auftritt, kontaktieren Sie unser Support-Team bitte so schnell wie möglich. Je früher wir informiert werden, desto mehr Möglichkeiten haben wir, Ihre Daten präzise und effizient wiederherzustellen. ## 5. Objektspeicher (Dateien & Anhänge) ### 5.1 Aktuelle Einschränkung Derzeit sind Dateien, die in unserem Objektspeicher abgelegt sind — einschließlich Fotos, PDFs und anderer Anhänge — nicht durch eine separate Sicherung abgedeckt. Der Objektspeicherdienst selbst basiert auf einer hochredundanten, unternehmensgerechten Infrastruktur mit integrierten Redundanzen und Garantien für Verfügbarkeit, die vor Hardwarefehlern und Dienstausfällen schützt. Wenn eine Datei jedoch gelöscht wird (sei es versehentlich oder aus einem anderen Grund), kann sie von OutSmart International B.V. nicht wiederhergestellt werden. **Wichtig:** Wir machen diese Einschränkung transparent, damit Sie geeignete Maßnahmen zum Schutz von Dateien ergreifen können, die für Ihr Unternehmen geschäftskritisch sind. Wir empfehlen Ihnen, den folgenden Abschnitt 5.2 zu beachten. ### 5.2 Empfehlungen zur Dateisicherheit Um Dateien zu schützen, die für Ihr Unternehmen wichtig sind, empfehlen wir Folgendes: * **Fotos, die mit dem Mobilgerät aufgenommen wurden:** Exportieren oder synchronisieren Sie Fotos von Ihrem iOS- oder Android-Gerät regelmäßig an einen separaten Speicherort (z. B. in den Cloud-Speicher Ihres Unternehmens oder auf einen lokalen Server). Fotos, die über die Mobile-App aufgenommen werden, bleiben in der Regel auch lokal auf dem Gerät gespeichert, aber der Gerätespeicher ist kein Ersatz für eine ordentliche Sicherung. * **Wichtige Dokumente:** Bewahren Sie für Rechnungen, unterzeichnete Arbeitsaufträge und andere wichtige PDF-Dokumente eine Kopie in Ihrem eigenen Dokumentenmanagementsystem oder Cloud-Speicher auf (z. B. Microsoft SharePoint, Google Drive oder Ähnliches). * **Regelmäßiger Export:** Erwägen Sie, die Exportfunktion in OutSmart International B.V. zu nutzen, um Datensätze und Anhänge regelmäßig auf Ihre eigene Infrastruktur herunterzuladen. ### 5.3 Geplante Verbesserungen Wir wissen, dass Datei-Backups eine wichtige Funktion sind, und prüfen derzeit aktiv Lösungen, um in einer zukünftigen Veröffentlichung ein Backup für den Objektspeicher bereitzustellen. Wir werden diese Richtlinie aktualisieren und Sie darüber informieren, sobald Verbesserungen umgesetzt werden. ## 7. Datensicherheitsmaßnahmen Zusätzlich zu den Backups setzen wir die folgenden Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre Daten jederzeit zu schützen: | Datentyp | Gesichert? | Aufbewahrung | Wiederherstellungsgenauigkeit | Wiederherstellungszeit | | ------------------------------------------------------ | -------------------- | ---------------- | -------------------------------- | ---------------------------- | | Strukturierte Daten (Arbeitsaufträge, Rechnungen usw.) | Ja – täglich | 14 Tage | Bis auf die Minute | 2–4 Stunden | | Dateien & Anhänge (Fotos, PDFs usw.) | Nein – derzeit nicht | Nicht zutreffend | Nicht zutreffend | Nicht zutreffend | | Lokal auf dem Gerät gespeicherte Fotos (iOS/Android) | Nur auf dem Gerät | Bis zur Löschung | Nur Wiederherstellung des Geräts | Je nach Fall unterschiedlich | * Transportverschlüsselung: Alle Daten, die zwischen Ihrem Browser oder der Mobile-App und unseren Servern übertragen werden, sind mit TLS (HTTPS) verschlüsselt. * Verschlüsselung im Ruhezustand: Datenbanken und gespeicherte Dateien werden auf Speicherebene verschlüsselt. * Zugriffskontrolle: Der Zugriff auf Produktionssysteme ist ausschließlich autorisiertem Personal von OutSmart International B.V. vorbehalten. * Infrastruktur: Wir nutzen Cloud-Infrastruktur auf Enterprise-Niveau mit integrierter Redundanz und Garantien für Verfügbarkeit. ## 8. Ihre Verantwortlichkeiten Auch wenn OutSmart International B.V. umfangreiche Maßnahmen ergreift, um Ihre Daten zu schützen und zu sichern, bitten wir Sie ebenfalls, auf Ihrer Seite angemessene Schritte zu unternehmen: * Stellen Sie sicher, dass die Benutzerkonten in Ihrem Unternehmen angemessen verwaltet werden. Entfernen Sie den Zugriff von Mitarbeitern, die Ihr Unternehmen verlassen, umgehend. * Melden Sie unserem Support-Team vermutete Datenfehler, versehentliche Löschungen oder ungewöhnliche Tätigkeiten so schnell wie möglich. * Bewahren Sie Ihre eigenen Kopien von Dateien und Dokumenten auf, die für Ihre Abläufe kritisch sind, entsprechend den Hinweisen in Abschnitt 5.2. ## 9. Kontakt & Support Wenn Sie Fragen zu dieser Richtlinie haben, ein Datenproblem haben oder eine Wiederherstellung anstoßen müssen, wenden Sie sich bitte an unser Support-Team: * E-Mail: * Support-Portal: * Für dringende Anfragen zur Datenwiederherstellung kennzeichnen Sie Ihre Nachricht bitte als DRINGEND, damit sie von unserem Team priorisiert wird. ## 10. Überprüfung der Richtlinie Diese Richtlinie wird mindestens einmal jährlich überprüft und aktualisiert, oder früher, wenn wesentliche Änderungen an unserer Infrastruktur oder unseren Backup-Funktionen vorgenommen werden. Die Versionsnummer und das Datum oben in diesem Dokument entsprechen der aktuellsten Fassung. --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question. Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter, and the optional `goal` query parameter: ``` GET https://knowledge.out-smart.com/data-safety-and-backup-policy/data-safety-and-backup-policy-de/datensicherheits-und-backup-richtlinie.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is optional and describes the broader end goal you are ultimately trying to accomplish on behalf of the user. GitBook uses it to tailor the answer towards what is most useful for that goal. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.