> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://knowledge.out-smart.com/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://knowledge.out-smart.com/data-safety-and-backup-policy/data-safety-and-backup-policy-de/datensicherheits-und-backup-richtlinie.md). # Datensicherheits- und Backup-Richtlinie ## OutSmart International B.V. ### Datensicherheits- und Backup-Richtlinie #### Für Geschäftskunden Version 1.0\ Zuletzt aktualisiert: 28. Mai 2026 ## 1. Einführung Dieses Dokument beschreibt, wie OutSmart International B.V. die Daten speichert, schützt und sichert, die Ihre Organisation innerhalb unserer Plattform erstellt und verwaltet. Es soll Ihnen ein klares und ehrliches Verständnis dafür vermitteln, was wir absichern, welche Einschränkungen es gibt und was Sie tun können, um unsere Maßnahmen zu ergänzen. ## 2. Geltungsbereich dieser Richtlinie Diese Richtlinie gilt für die webbasierte Anwendung von OutSmart International B.V. und die zugehörigen mobilen iOS- und Android-Apps. Die hier beschriebenen Backup- und Datensicherheitsmaßnahmen beziehen sich in erster Linie auf die Webplattform, auf der Ihre Daten zentral gespeichert und verwaltet werden. ## 3. Welche Daten wir speichern Wir speichern in Ihrem Auftrag zwei unterschiedliche Datenkategorien: ### 3.1 Strukturierte Daten (Datenbank) Dazu gehören alle transaktionsbezogenen und operativen Datensätze, die Ihr Team innerhalb der Plattform erstellt, wie zum Beispiel: * Arbeitsaufträge und Auftragsdatensätze * Material- und Lagerbestandsdaten * Rechnungen und Finanzdokumente * Kunden- und Kontaktinformationen Diese Daten werden in verwalteten relationalen Datenbanken gespeichert und unterliegen unserem vollständigen Backup-Verfahren (siehe Abschnitt 4). ### 3.2 Unstrukturierte Daten (Objektspeicher / Dateien) Dazu gehören alle Binärdateien, die Datensätzen in der Plattform angehängt sind, wie zum Beispiel: * Fotos, die über das Web oder die mobile App aufgenommen oder hochgeladen wurden * PDF-Dokumente (z. B. erzeugte Rechnungen, Berichte) * Andere Dateianhänge, die mit Arbeitsaufträgen oder Datensätzen verknüpft sind Diese Dateien werden in einem Cloud-Objektspeicherdienst gespeichert. Bitte beachten Sie: Im Gegensatz zu strukturierten Daten profitiert der Objektspeicher derzeit nicht von einer separaten Sicherungskopie (siehe Abschnitt 5 für Details und unsere Hinweise dazu, was das für Sie bedeutet). ## 4. Datenbank-Backup & -Wiederherstellung ### 4.1 Backup-Frequenz Wir führen täglich automatisierte Backups aller Datenbanken durch. Diese Backups sind verschlüsselt und sicher gespeichert. ### 4.2 Aufbewahrungszeitraum Backups werden 14 aufeinanderfolgende Tage aufbewahrt. Das bedeutet, dass wir Ihre Daten jederzeit auf einen beliebigen Stand innerhalb der letzten zwei Wochen zurücksetzen können. ### 4.3 Wiederherstellung zu einem bestimmten Zeitpunkt Innerhalb des 14-tägigen Aufbewahrungszeitraums können wir Daten bis auf die genaue Minute wiederherstellen – nicht nur bis zum nächstgelegenen täglichen Snapshot. Das ist in der Praxis wichtig: Wenn ein Fehler oder ein Datenverlust auftritt, können wir genau auf den Moment vor dem Ereignis zurückgehen und so die Auswirkungen auf Ihren Betrieb minimieren. ### 4.4 Wiederherstellungsdauer Eine vollständige Datenbankwiederherstellung dauert in der Regel zwischen 2 und 4 Stunden ab dem Zeitpunkt, an dem eine Wiederherstellungsanfrage gestartet wird. Wir halten Sie während des gesamten Vorgangs auf dem Laufenden. ### 4.5 Wiederherstellung bestimmter Datensätze In einigen Fällen benötigen Sie möglicherweise nur bestimmte Datensätze oder Datensätze, die wiederhergestellt werden sollen, anstatt eine vollständige Wiederherstellung. Bitte beachten Sie, dass eine gezielte Datenwiederherstellung deutlich arbeitsintensiver ist als eine vollständige Wiederherstellung und daher zusätzliche Kosten verursacht. Wir werden Ihnen immer eine Kostenschätzung vorlegen, bevor wir gezielte Wiederherstellungsarbeiten durchführen. ### Was das für Sie bedeutet Wenn in Ihrem Konto ein menschlicher Fehler, eine versehentliche Löschung oder ein Datenproblem auftritt, wenden Sie sich so schnell wie möglich an unser Support-Team. Je früher wir informiert werden, desto mehr Möglichkeiten haben wir, Ihre Daten präzise und effizient wiederherzustellen. ## 5. Objektspeicher (Dateien & Anhänge) ### 5.1 Aktuelle Einschränkung Derzeit sind Dateien, die in unserem Objektspeicher gespeichert sind – einschließlich Fotos, PDFs und anderer Anhänge – nicht durch ein separates Backup abgedeckt. Der Objektspeicherdienst selbst basiert auf hochredundanter Infrastruktur der Enterprise-Klasse, die vor Hardwarefehlern und Dienstausfällen schützt. Wenn jedoch eine Datei gelöscht wird (ob versehentlich oder aus anderen Gründen), kann sie von OutSmart International B.V. nicht wiederhergestellt werden. **Wichtig:** Wir legen diese Einschränkung offen dar, damit Sie geeignete Maßnahmen ergreifen können, um Dateien zu schützen, die für Ihr Unternehmen kritisch sind. Wir empfehlen Ihnen, den nachstehenden Abschnitt 5.2 zu lesen. ### 5.2 Empfehlungen für die Dateisicherheit Um Dateien zu schützen, die für Ihr Unternehmen wichtig sind, empfehlen wir Folgendes: * **Mit dem Mobilgerät aufgenommene Fotos:** Exportieren oder synchronisieren Sie Fotos regelmäßig von Ihrem iOS- oder Android-Gerät an einen separaten Speicherort (z. B. den Cloud-Speicher Ihres Unternehmens oder einen lokalen Server). Fotos, die über die mobile App aufgenommen werden, werden in der Regel auch lokal auf dem Gerät gespeichert, aber der Gerätespeicher ist kein Ersatz für ein ordnungsgemäßes Backup. * **Kritische Dokumente:** Bewahren Sie für Rechnungen, unterzeichnete Arbeitsaufträge und andere wichtige PDFs eine Kopie in Ihrem eigenen Dokumentenmanagementsystem oder Cloud-Speicher auf (z. B. Microsoft SharePoint, Google Drive oder ähnliches). * **Regelmäßiger Export:** Erwägen Sie, die Exportfunktion innerhalb von OutSmart International B.V. zu nutzen, um Datensätze und Anhänge regelmäßig auf Ihre eigene Infrastruktur herunterzuladen. ### 5.3 Geplante Verbesserungen Wir erkennen an, dass Datei-Backup eine wichtige Funktion ist, und evaluieren derzeit aktiv Lösungen, um in einer zukünftigen Version ein Backup für den Objektspeicher bereitzustellen. Wir werden Aktualisierungen dieser Richtlinie mitteilen, sobald Verbesserungen umgesetzt werden. ## 7. Datensicherheitsmaßnahmen Über das Backup hinaus wenden wir jederzeit die folgenden Sicherheitsmaßnahmen an, um Ihre Daten zu schützen: | Datentyp | Gesichert? | Aufbewahrung | Wiederherstellungsgenauigkeit | Wiederherstellungsdauer | | --------------------------------------------------------- | -------------------- | ---------------- | ----------------------------- | ----------------------- | | Strukturierte Daten (Arbeitsaufträge, Rechnungen usw.) | Ja - täglich | 14 Tage | Auf die Minute genau | 2-4 Stunden | | Dateien & Anhänge (Fotos, PDFs usw.) | Nein - derzeit nicht | k. A. | k. A. | k. A. | | Lokal auf dem Mobilgerät gespeicherte Fotos (iOS/Android) | Nur auf dem Gerät | Bis zur Löschung | Nur Gerätewiederherstellung | Variiert | * Verschlüsselung bei der Übertragung: Alle Daten, die zwischen Ihrem Browser oder der mobilen App und unseren Servern übertragen werden, sind mithilfe von TLS (HTTPS) verschlüsselt. * Verschlüsselung im Ruhezustand: Datenbanken und gespeicherte Dateien sind auf Speicherebene verschlüsselt. * Zugriffskontrolle: Der Zugriff auf Produktionssysteme ist nur autorisiertem Personal von OutSmart International B.V. vorbehalten. * Infrastruktur: Wir nutzen Cloud-Infrastruktur der Enterprise-Klasse mit integrierter Redundanz und Verfügbarkeitsgarantien. ## 8. Ihre Verantwortlichkeiten Obwohl OutSmart International B.V. umfassende Maßnahmen ergreift, um Ihre Daten zu schützen und zu sichern, bitten wir Sie auch, Ihrerseits angemessene Schritte zu unternehmen: * Stellen Sie sicher, dass Benutzerkonten innerhalb Ihrer Organisation ordnungsgemäß verwaltet werden. Entziehen Sie Mitarbeitern, die Ihre Organisation verlassen, umgehend den Zugriff. * Melden Sie vermutete Datenprobleme, versehentliche Löschungen oder ungewöhnliche Aktivitäten so schnell wie möglich unserem Support-Team. * Bewahren Sie eigene Kopien von Dateien und Dokumenten auf, die für Ihren Betrieb kritisch sind, gemäß den Hinweisen in Abschnitt 5.2. ## 9. Kontakt & Support Wenn Sie Fragen zu dieser Richtlinie haben, ein Datenproblem feststellen oder eine Wiederherstellung einleiten müssen, wenden Sie sich bitte an unser Support-Team: * E-Mail: * Support-Portal: * Bei dringenden Anfragen zur Datenwiederherstellung markieren Sie Ihre Nachricht bitte als DRINGEND, damit sie von unserem Team priorisiert wird. ## 10. Überprüfung der Richtlinie Diese Richtlinie wird mindestens jährlich überprüft und aktualisiert, oder früher, wenn wesentliche Änderungen an unserer Infrastruktur oder unseren Backup-Funktionen vorgenommen werden. Die Versionsnummer und das Datum am Anfang dieses Dokuments geben die aktuellste Fassung wieder. --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question. Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter, and the optional `goal` query parameter: ``` GET https://knowledge.out-smart.com/data-safety-and-backup-policy/data-safety-and-backup-policy-de/datensicherheits-und-backup-richtlinie.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is optional and describes the broader end goal you are ultimately trying to accomplish on behalf of the user. GitBook uses it to tailor the answer towards what is most useful for that goal. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.