Richtlinie zu Datensicherheit und Backup
OutSmart International B.V.
Richtlinie zu Datensicherheit und Backup
Für Geschäftskunden
Version 1.0 Zuletzt aktualisiert: 28. Mai 2026
1. Einleitung
Dieses Dokument beschreibt, wie OutSmart International B.V. die Daten speichert, schützt und sichert, die Ihre Organisation innerhalb unserer Plattform erstellt und verwaltet. Es soll Ihnen ein klares und ehrliches Verständnis davon vermitteln, was wir absichern, welche Einschränkungen bestehen und was Sie tun können, um unsere Maßnahmen zu ergänzen.
2. Geltungsbereich dieser Richtlinie
Diese Richtlinie gilt für die webbasierte Anwendung von OutSmart International B.V. sowie die dazugehörigen mobilen iOS- und Android-Apps. Die hier beschriebenen Backup- und Datensicherheitsmaßnahmen beziehen sich in erster Linie auf die Webplattform, auf der Ihre Daten zentral gespeichert und verwaltet werden.
3. Welche Daten wir speichern
Wir speichern in Ihrem Auftrag zwei unterschiedliche Kategorien von Daten:
3.1 Strukturierte Daten (Datenbank)
Dazu gehören alle transaktionalen und betrieblichen Datensätze, die Ihr Team innerhalb der Plattform erstellt, zum Beispiel:
Arbeitsaufträge und Auftragsdatensätze
Material- und Lagerbestandsdaten
Rechnungen und Finanzdokumente
Kunden- und Kontaktinformationen
Diese Daten werden in verwalteten relationalen Datenbanken gespeichert und unterliegen unserem vollständigen Backup-Verfahren (siehe Abschnitt 4).
3.2 Unstrukturierte Daten (Objekt-Speicher / Dateien)
Dazu gehören alle Binärdateien, die Datensätzen in der Plattform angehängt sind, zum Beispiel:
Fotos, die über die Web- oder Mobile-App aufgenommen oder hochgeladen wurden
PDF-Dokumente (z. B. generierte Rechnungen, Berichte)
Weitere Dateianhänge, die mit Arbeitsaufträgen oder Datensätzen verknüpft sind
Diese Dateien werden in einem Cloud-Objekt-Speicherdienst gespeichert. Bitte beachten Sie: Anders als strukturierte Daten verfügt der Objekt-Speicher derzeit nicht über eine separate Sicherungskopie (siehe Abschnitt 5 für Details und unsere Hinweise dazu, was das für Sie bedeutet).
4. Datenbank-Backup und Wiederherstellung
4.1 Backup-Häufigkeit
Wir führen täglich automatisierte Backups aller Datenbanken durch. Diese Backups sind verschlüsselt und sicher gespeichert.
4.2 Aufbewahrungsdauer
Backups werden 14 aufeinanderfolgende Tage aufbewahrt. Das bedeutet, dass wir Ihre Daten jederzeit auf einen beliebigen Stand innerhalb der vergangenen zwei Wochen wiederherstellen können.
4.3 Wiederherstellung auf einen bestimmten Zeitpunkt
Innerhalb des 14-Tage-Aufbewahrungsfensters können wir Daten bis auf die exakte Minute wiederherstellen — nicht nur bis zum nächstgelegenen täglichen Snapshot. Das ist in der Praxis wichtig: Wenn ein Fehler oder ein Datenverlust auftritt, können wir genau auf den Zeitpunkt davor zurückgehen und die Auswirkungen auf Ihre Abläufe so gering wie möglich halten.
4.4 Wiederherstellungsdauer
Eine vollständige Wiederherstellung der Datenbank dauert in der Regel 2 bis 4 Stunden ab dem Zeitpunkt, an dem eine Wiederherstellungsanfrage ausgelöst wird. Wir halten Sie während des gesamten Prozesses auf dem Laufenden.
4.5 Wiederherstellung bestimmter Datensätze
In einigen Fällen müssen möglicherweise nur bestimmte Datensätze oder Datenmengen wiederhergestellt werden, statt ein vollständiges Rollback durchzuführen. Bitte beachten Sie, dass eine gezielte Datenwiederherstellung erheblich aufwendiger ist als eine vollständige Wiederherstellung und daher zusätzliche Kosten verursacht. Wir stellen Ihnen vor jeder gezielten Wiederherstellungsarbeit immer einen Kostenvoranschlag zur Verfügung.
Was das für Sie bedeutet
Wenn in Ihrem Konto ein menschlicher Fehler, eine versehentliche Löschung oder ein Datenproblem auftritt, wenden Sie sich bitte so schnell wie möglich an unser Support-Team. Je früher wir informiert werden, desto mehr Möglichkeiten haben wir, Ihre Daten präzise und effizient wiederherzustellen.
5. Objekt-Speicher (Dateien & Anhänge)
5.1 Aktuelle Einschränkung
Derzeit sind Dateien, die in unserem Objekt-Speicher abgelegt sind — einschließlich Fotos, PDFs und anderer Anhänge — nicht durch eine separate Sicherung abgedeckt. Der Objekt-Speicherdienst selbst basiert auf hochredundanter Infrastruktur der Enterprise-Klasse, die vor Hardwarefehlern und Dienstausfällen schützt. Wird jedoch eine Datei gelöscht (versehentlich oder aus anderen Gründen), kann sie von OutSmart International B.V. nicht wiederhergestellt werden.
Wichtig: Wir gehen offen mit dieser Einschränkung um, damit Sie geeignete Maßnahmen zum Schutz von Dateien ergreifen können, die für Ihr Unternehmen kritisch sind. Wir empfehlen Ihnen, den nachstehenden Abschnitt 5.2 zu lesen.
5.2 Empfehlungen zur Dateisicherheit
Zum Schutz von Dateien, die für Ihr Unternehmen wichtig sind, empfehlen wir Folgendes:
Mit dem Mobilgerät aufgenommene Fotos: Exportieren oder synchronisieren Sie Fotos von Ihrem iOS- oder Android-Gerät regelmäßig an einen separaten Ort (z. B. in den Cloud-Speicher Ihres Unternehmens oder auf einen lokalen Server). Über die Mobile-App aufgenommene Fotos bleiben in der Regel auch lokal auf dem Gerät gespeichert, aber der Gerätespeicher ersetzt kein ordnungsgemäßes Backup.
Wichtige Dokumente: Bewahren Sie für Rechnungen, unterschriebene Arbeitsaufträge und andere wichtige PDFs eine Kopie in Ihrem eigenen Dokumentenmanagementsystem oder Cloud-Speicher auf (z. B. Microsoft SharePoint, Google Drive oder ähnlich).
Regelmäßiger Export: Nutzen Sie die Exportfunktion innerhalb von OutSmart International B.V., um Datensätze und Anhänge regelmäßig auf Ihre eigene Infrastruktur herunterzuladen.
5.3 Geplante Verbesserungen
Uns ist bewusst, dass die Dateisicherung eine wichtige Funktion ist, und wir prüfen derzeit aktiv Lösungen, um in einer zukünftigen Version auch für den Objekt-Speicher ein Backup bereitzustellen. Wir werden Aktualisierungen dieser Richtlinie kommunizieren, sobald Verbesserungen umgesetzt werden.
7. Sicherheitsmaßnahmen für Daten
Über das Backup hinaus wenden wir jederzeit die folgenden Sicherheitsmaßnahmen an, um Ihre Daten zu schützen:
Strukturierte Daten (Arbeitsaufträge, Rechnungen usw.)
Ja – täglich
14 Tage
Auf die Minute genau
2–4 Stunden
Dateien & Anhänge (Fotos, PDFs usw.)
Nein – derzeit nicht
k. A.
k. A.
k. A.
Lokal auf dem Mobilgerät gespeicherte Fotos (iOS/Android)
Nur auf dem Gerät
Bis zur Löschung
Nur Gerätewiederherstellung
Variiert
Verschlüsselung bei der Übertragung: Alle Daten, die zwischen Ihrem Browser oder Ihrer Mobile-App und unseren Servern übertragen werden, sind mit TLS (HTTPS) verschlüsselt.
Verschlüsselung im Ruhezustand: Datenbanken und gespeicherte Dateien sind auf Speicher-Ebene verschlüsselt.
Zugriffskontrolle: Der Zugriff auf Produktionssysteme ist ausschließlich autorisiertem Personal von OutSmart International B.V. vorbehalten.
Infrastruktur: Wir nutzen Cloud-Infrastruktur der Enterprise-Klasse mit integrierter Redundanz und Verfügbarkeitsgarantien.
8. Ihre Verantwortlichkeiten
Obwohl OutSmart International B.V. umfangreiche Maßnahmen ergreift, um Ihre Daten zu schützen und zu sichern, bitten wir Sie auch, auf Ihrer Seite angemessene Schritte zu unternehmen:
Stellen Sie sicher, dass die Benutzerkonten in Ihrer Organisation angemessen verwaltet werden. Entziehen Sie Mitarbeitern, die Ihre Organisation verlassen, den Zugriff umgehend.
Melden Sie vermutete Datenprobleme, versehentliche Löschungen oder ungewöhnliche Aktivitäten so schnell wie möglich unserem Support-Team.
Bewahren Sie Ihre eigenen Kopien von Dateien und Dokumenten, die für Ihre Abläufe kritisch sind, gemäß den Hinweisen in Abschnitt 5.2 auf.
9. Kontakt & Support
Wenn Sie Fragen zu dieser Richtlinie haben, ein Datenproblem feststellen oder eine Wiederherstellung anstoßen müssen, wenden Sie sich bitte an unser Support-Team:
E-Mail: support@out-smart.com
Support-Portal: https://support.out-smart.com/
Wenn es sich um eine dringende Wiederherstellungsanfrage handelt, markieren Sie Ihre Nachricht bitte mit DRINGEND, damit sie von unserem Team priorisiert wird.
10. Überprüfung der Richtlinie
Diese Richtlinie wird mindestens einmal jährlich überprüft und aktualisiert, oder früher, wenn an unserer Infrastruktur oder unseren Backup-Funktionen wesentliche Änderungen vorgenommen werden. Die Versionsnummer und das Datum oben in diesem Dokument entsprechen der aktuellsten Fassung.
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