Beleid voor gegevensbeveiliging en back-up
OutSmart International B.V.
Beleid voor gegevensbeveiliging en back-up
Voor zakelijke klanten
Versie 1.0 Laatst bijgewerkt: 28 mei 2026
1. Inleiding
Dit document beschrijft hoe OutSmart International B.V. de gegevens opslaat, beveiligt en back-upt die uw organisatie binnen ons platform aanmaakt en beheert. Het is bedoeld om u een duidelijk en eerlijk beeld te geven van wat wij beschermen, wat de beperkingen zijn en wat u kunt doen om onze maatregelen aan te vullen.
2. Toepassingsgebied van dit beleid
Dit beleid is van toepassing op de webapplicatie van OutSmart International B.V. en de bijbehorende mobiele Apps voor iOS en Android. De hier beschreven back-up- en gegevensveiligheidsmaatregelen hebben vooral betrekking op het webplatform, waar uw gegevens centraal worden opgeslagen en beheerd.
3. Welke gegevens wij opslaan
Wij slaan namens u twee verschillende categorieën gegevens op:
3.1 Gestructureerde gegevens (database)
Dit omvat alle transactionele en operationele gegevens die uw team binnen het platform aanmaakt, zoals:
Werkbonnen en werkregistraties
Materialen en voorraadmutaties
Facturen en financiële documenten
Klant- en contactgegevens
Deze gegevens worden opgeslagen in beheerde relationele databases en vallen onder ons volledige back-upregime (zie sectie 4).
3.2 Ongestructureerde gegevens (Objectopslag / bestanden)
Dit omvat alle binaire bestanden die aan records in het platform zijn gekoppeld, zoals:
Foto's die via het web of de mobiele App zijn gemaakt of geüpload
PDF-documenten (bijv. gegenereerde facturen, rapportages)
Andere bestandsbijlagen die aan Werkbonnen of records zijn gekoppeld
Deze bestanden worden opgeslagen in een cloud Objectopslagdienst. Let op: in tegenstelling tot gestructureerde gegevens beschikt Objectopslag momenteel niet over een afzonderlijke back-upkopie (zie sectie 5 voor details en onze toelichting op wat dit voor u betekent).
4. Database-back-up en herstel
4.1 Back-upfrequentie
Wij maken dagelijks automatische back-ups van alle databases. Deze back-ups worden versleuteld en veilig opgeslagen.
4.2 Bewaartermijn
Back-ups worden 14 opeenvolgende dagen bewaard. Dat betekent dat wij uw gegevens op elk moment kunnen herstellen naar elke toestand van de afgelopen twee weken.
4.3 Herstel tot een specifiek moment
Binnen de bewaarperiode van 14 dagen kunnen wij gegevens tot op de minuut nauwkeurig herstellen — niet alleen tot de dichtstbijzijnde dagelijkse snapshot. Dit is in de praktijk belangrijk: als er een fout of gegevensverlies optreedt, kunnen wij teruggaan naar het exacte moment vóórdat dit gebeurde, zodat de impact op uw werkzaamheden tot een minimum wordt beperkt.
4.4 Hersteltijd
Een volledig databaseherstel duurt doorgaans tussen 2 en 4 uur vanaf het moment dat een herstelverzoek wordt gestart. Wij houden u gedurende het proces op de hoogte.
4.5 Specifieke records herstellen
In sommige gevallen moeten alleen specifieke records of datasets worden hersteld, in plaats van een volledige terugzetting. Houd er rekening mee dat gerichte gegevensherstel aanzienlijk arbeidsintensiever is dan een volledig herstel en daarom extra kosten met zich meebrengt. Wij geven altijd eerst een kostenraming voordat wij gerichte herstelwerkzaamheden uitvoeren.
Wat dit voor u betekent
Als er een menselijke fout, onbedoelde verwijdering of een gegevensprobleem in uw account optreedt, neem dan zo snel mogelijk contact op met ons supportteam. Hoe eerder wij op de hoogte zijn, hoe meer mogelijkheden wij hebben om uw gegevens nauwkeurig en efficiënt te herstellen.
5. Objectopslag (bestanden & bijlagen)
5.1 Huidige beperking
Op dit moment vallen bestanden die in onze Objectopslag zijn opgeslagen — waaronder foto's, pdf's en andere bijlagen — niet onder een afzonderlijke back-up. De Objectopslagdienst zelf is gebouwd op sterk redundante infrastructuur van enterprise-kwaliteit, die bescherming biedt tegen hardwarestoringen en service-onderbrekingen. Als een bestand echter wordt verwijderd (al dan niet per ongeluk), kan dit niet worden hersteld door OutSmart International B.V.
Belangrijk: Wij zijn transparant over deze beperking, zodat u passende stappen kunt zetten om bestanden te beschermen die cruciaal zijn voor uw bedrijf. Wij raden u aan onderstaande sectie 5.2 te bekijken.
5.2 Aanbevelingen voor bestandsbeveiliging
Om bestanden die belangrijk zijn voor uw bedrijf te beschermen, raden wij het volgende aan:
Foto's gemaakt op mobiel: Exporteer of synchroniseer foto's van uw iOS- of Android-apparaat regelmatig naar een aparte locatie (zoals de cloudopslag van uw bedrijf of een lokale server). Foto's die via de mobiele App zijn gemaakt, blijven doorgaans ook lokaal op het apparaat bewaard, maar apparaatopslag is geen vervanging voor een goede back-up.
Kritieke documenten: Bewaar voor Facturen, ondertekende Werkbonnen en andere belangrijke pdf's een kopie in uw eigen documentbeheersysteem of cloudopslag (bijv. Microsoft SharePoint, Google Drive of vergelijkbaar).
Periodieke export: Overweeg de exportfunctionaliteit binnen OutSmart International B.V. te gebruiken om records en bijlagen periodiek naar uw eigen infrastructuur te downloaden.
5.3 Geplande verbeteringen
Wij erkennen dat back-up van bestanden een belangrijke functionaliteit is en wij beoordelen momenteel actief oplossingen om in een toekomstige release back-up voor Objectopslag te bieden. Wij zullen wijzigingen in dit beleid communiceren zodra verbeteringen zijn doorgevoerd.
7. Maatregelen voor gegevensbeveiliging
Naast back-up passen wij voortdurend de volgende beveiligingsmaatregelen toe om uw gegevens te beschermen:
Gestructureerde gegevens (Werkbonnen, Facturen, enz.)
Ja - dagelijks
14 dagen
Tot op de minuut
2-4 uur
Bestanden & bijlagen (foto's, pdf's, enz.)
Nee - momenteel niet
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
Lokaal op apparaat opgeslagen foto's (iOS/Android)
Alleen op apparaat
Tot verwijdering
Alleen apparaatherstel
Verschilt
Versleuteling tijdens transport: alle gegevens die tussen uw browser of mobiele App en onze servers worden verzonden, worden versleuteld met TLS (HTTPS).
Versleuteling in rust: databases en opgeslagen bestanden worden op opslagniveau versleuteld.
Toegangscontrole: toegang tot productiesystemen is alleen beperkt tot geautoriseerd personeel van OutSmart International B.V.
Infrastructuur: wij gebruiken cloudinfrastructuur van enterprise-kwaliteit met ingebouwde redundantie en beschikbaarheidsgaranties.
8. Uw verantwoordelijkheden
Hoewel OutSmart International B.V. uitgebreide maatregelen neemt om uw gegevens te beschermen en te back-uppen, vragen wij u ook om aan uw kant redelijke maatregelen te nemen:
Zorg ervoor dat gebruikersaccounts binnen uw organisatie op de juiste manier worden beheerd. Verwijder de toegang van medewerkers die uw organisatie verlaten onverwijld.
Meld vermoedelijke gegevensproblemen, onbedoelde verwijderingen of ongebruikelijke activiteit zo snel mogelijk aan ons supportteam.
Bewaar uw eigen kopieën van bestanden en documenten die cruciaal zijn voor uw bedrijfsvoering, in lijn met de richtlijnen in sectie 5.2.
9. Contact & support
Als u vragen hebt over dit beleid, een gegevensprobleem ervaart of een herstel wilt starten, neem dan contact op met ons supportteam:
E-mail: support@out-smart.com
Supportportaal: https://support.out-smart.com/
Markeer uw bericht voor urgente verzoeken om gegevensherstel als URGENT, zodat het door ons team prioriteit krijgt.
10. Beleidsevaluatie
Dit beleid wordt ten minste jaarlijks herzien en bijgewerkt, of eerder als er belangrijke wijzigingen worden aangebracht in onze infrastructuur of back-upmogelijkheden. Het versienummer en de datum bovenaan dit document geven de meest recente versie weer.
Was dit nuttig?