> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://knowledge.out-smart.com/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://knowledge.out-smart.com/data-safety-and-backup-policy/data-safety-and-backup-policy-nl/beleid-voor-gegevensbeveiliging-and-back-up.md). # Beleid voor gegevensbeveiliging & back-up ## OutSmart International B.V. ### Beleid voor gegevensbeveiliging & back-up #### Voor zakelijke klanten Versie 1.0\ Laatst bijgewerkt: 28 mei 2026 ## 1. Inleiding Dit document beschrijft hoe OutSmart International B.V. de gegevens opslaat, beschermt en back-upt die uw organisatie genereert en beheert binnen ons platform. Het is bedoeld om u een duidelijk en eerlijk inzicht te geven in wat we beveiligen, wat de beperkingen zijn en wat u kunt doen om onze maatregelen aan te vullen. ## 2. Reikwijdte van dit beleid Dit beleid is van toepassing op de webgebaseerde applicatie van OutSmart International B.V. en de bijbehorende iOS- en Android-mobiele Apps. De hier beschreven back-up- en gegevensbeveiligingsmaatregelen hebben voornamelijk betrekking op het webplatform, waar uw gegevens centraal worden opgeslagen en beheerd. ## 3. Welke gegevens we opslaan We slaan namens u twee verschillende categorieën gegevens op: ### 3.1 Gestructureerde gegevens (database) Dit omvat alle transactionele en operationele records die uw team binnen het platform aanmaakt, zoals: * Werkbonnen en taakregistraties * Materialen en voorraadmutaties * Facturen en financiële documenten * Klant- en contactgegevens Deze gegevens worden opgeslagen in beheerde relationele databases en vallen onder ons volledige back-upregime (zie sectie 4). ### 3.2 Ongestructureerde gegevens (Objectopslag / bestanden) Dit omvat alle binaire bestanden die aan records in het platform zijn gekoppeld, zoals: * Foto's die zijn gemaakt of geüpload via de web- of mobiele App * PDF-documenten (bijv. gegenereerde Facturen, Rapportages) * Andere bestandsbijlagen gekoppeld aan Werkbonnen of records Deze bestanden worden opgeslagen in een cloud Objectopslagservice. Let op: in tegenstelling tot gestructureerde gegevens profiteert Objectopslag momenteel niet van een afzonderlijke back-upkopie (zie sectie 5 voor details en onze toelichting op wat dit voor u betekent). ## 4. Databaseback-up & herstel ### 4.1 Back-upfrequentie We voeren dagelijks geautomatiseerde back-ups uit van alle databases. Deze back-ups zijn versleuteld en worden veilig opgeslagen. ### 4.2 Bewaartermijn Back-ups worden 14 opeenvolgende dagen bewaard. Dit betekent dat we uw gegevens op elk moment kunnen herstellen naar elke status binnen de afgelopen twee weken. ### 4.3 Herstel op een specifiek tijdstip Binnen het bewaartermijnvenster van 14 dagen kunnen we gegevens herstellen tot op de precieze minuut — en niet alleen tot de dichtstbijzijnde dagelijkse momentopname. Dit is in de praktijk belangrijk: als er een fout of een gegevensverliesincident optreedt, kunnen we teruggaan naar het exacte moment ervoor, waardoor de impact op uw werkzaamheden tot een minimum wordt beperkt. ### 4.4 Hersteltijd Een volledig databaseherstel duurt doorgaans tussen de 2 en 4 uur vanaf het moment dat een herstelverzoek wordt ingediend. We houden u gedurende het proces op de hoogte. ### 4.5 Specifieke records herstellen In sommige gevallen hoeft slechts een specifiek record of een specifieke gegevensset te worden hersteld, in plaats van een volledig herstel. Houd er rekening mee dat gerichte gegevensherstel aanzienlijk arbeidsintensiever is dan een volledig herstel en daarom extra kosten met zich meebrengt. We geven altijd eerst een kostenraming voordat we gerichte hersteltaken uitvoeren. ### Wat dit voor u betekent Als er op uw account een menselijke fout, per ongeluk verwijderen of gegevensprobleem optreedt, neem dan zo snel mogelijk contact op met ons supportteam. Hoe eerder we op de hoogte zijn, hoe meer opties we hebben om uw gegevens nauwkeurig en efficiënt te herstellen. ## 5. Objectopslag (bestanden en bijlagen) ### 5.1 Huidige beperking Op dit moment zijn bestanden die in onze Objectopslag zijn opgeslagen — waaronder foto's, pdf's en andere bijlagen — niet gedekt door een afzonderlijke back-up. De Objectopslagservice zelf is gebouwd op sterk redundante infrastructuur van enterprise-kwaliteit, die bescherming biedt tegen hardwarestoringen en serviceonderbrekingen. Als een bestand echter wordt verwijderd (per ongeluk of anderszins), kan het niet door OutSmart International B.V. worden hersteld. **Belangrijk:** We zijn transparant over deze beperking, zodat u passende stappen kunt nemen om bestanden te beschermen die cruciaal zijn voor uw bedrijf. We raden u aan om hieronder sectie 5.2 te bekijken. ### 5.2 Aanbevelingen voor bestandsbeveiliging Om bestanden te beschermen die belangrijk zijn voor uw bedrijf, raden we het volgende aan: * **Foto's die met de mobiele app zijn vastgelegd:** Exporteer of synchroniseer foto's van uw iOS- of Android-apparaat regelmatig naar een afzonderlijke locatie (zoals de cloudopslag van uw bedrijf of een lokale server). Foto's die via de mobiele App zijn gemaakt, worden doorgaans ook lokaal op het apparaat bewaard, maar apparaatgeheugen is geen vervanging voor een degelijke back-up. * **Kritieke documenten:** Voor Facturen, ondertekende Werkbonnen en andere belangrijke pdf's, houdt u een kopie aan in uw eigen documentbeheersysteem of cloudopslag (bijv. Microsoft SharePoint, Google Drive of iets dergelijks). * **Periodieke export:** Overweeg de exportfunctionaliteit binnen OutSmart International B.V. te gebruiken om periodiek records en bijlagen naar uw eigen infrastructuur te downloaden. ### 5.3 Geplande verbeteringen We erkennen dat bestandsback-up een belangrijke mogelijkheid is en we evalueren actief oplossingen om in een toekomstige release back-up voor Objectopslag te bieden. We zullen updates van dit beleid communiceren zodra verbeteringen zijn doorgevoerd. ## 7. Maatregelen voor gegevensbeveiliging Naast back-ups passen we de volgende beveiligingsmaatregelen toe om uw gegevens te allen tijde te beschermen: | Gegevenstype | Geback-upt? | Bewaartermijn | Nauwkeurigheid van herstel | Hersteltijd | | ----------------------------------------------------- | -------------------- | ---------------- | -------------------------- | ----------- | | Gestructureerde gegevens (Werkbonnen, Facturen, enz.) | Ja - dagelijks | 14 dagen | Tot op de minuut | 2-4 uur | | Bestanden en bijlagen (foto's, pdf's, enz.) | Nee - momenteel niet | n.v.t. | n.v.t. | n.v.t. | | Lokaal op apparaat gemaakte foto's (iOS/Android) | Alleen apparaat | Tot verwijdering | Alleen herstel op apparaat | Varieert | * Versleuteling tijdens overdracht: alle gegevens die tussen uw browser of mobiele App en onze servers worden verzonden, worden versleuteld met TLS (HTTPS). * Versleuteling in rust: databases en opgeslagen bestanden zijn versleuteld op opslagniveau. * Toegangscontrole: toegang tot productiesystemen is uitsluitend beperkt tot geautoriseerd personeel van OutSmart International B.V. * Infrastructuur: we gebruiken cloudinfrastructuur van enterprise-kwaliteit met ingebouwde redundantie en garanties voor Beschikbaarheid. ## 8. Uw verantwoordelijkheden Hoewel OutSmart International B.V. uitgebreide maatregelen neemt om uw gegevens te beschermen en te back-uppen, vragen we u ook om aan uw kant redelijke stappen te nemen: * Zorg ervoor dat gebruikersaccounts binnen uw organisatie op de juiste manier worden beheerd. Verwijder snel de toegang voor werknemers die uw organisatie verlaten. * Meld vermoedelijke gegevensproblemen, per ongeluk verwijderde gegevens of ongebruikelijke activiteiten zo snel mogelijk aan ons supportteam. * Beheer uw eigen kopieën van bestanden en documenten die cruciaal zijn voor uw bedrijfsvoering, in lijn met de richtlijnen in sectie 5.2. ## 9. Contact & ondersteuning Als u vragen heeft over dit beleid, een gegevensprobleem ervaart of een herstel wilt starten, neem dan contact op met ons supportteam: * E-mail: * Supportportaal: * Voor dringende verzoeken om gegevensherstel, markeer uw bericht alstublieft als SPOEDEISEND, zodat ons team het prioriteit geeft. ## 10. Beleidsbeoordeling Dit beleid wordt ten minste jaarlijks herzien en bijgewerkt, of eerder als er belangrijke wijzigingen worden aangebracht in onze infrastructuur of back-upmogelijkheden. Het versienummer en de datum bovenaan dit document geven de meest recente revisie weer. --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question. Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter, and the optional `goal` query parameter: ``` GET https://knowledge.out-smart.com/data-safety-and-backup-policy/data-safety-and-backup-policy-nl/beleid-voor-gegevensbeveiliging-and-back-up.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is optional and describes the broader end goal you are ultimately trying to accomplish on behalf of the user. GitBook uses it to tailor the answer towards what is most useful for that goal. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.