> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://knowledge.out-smart.com/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://knowledge.out-smart.com/data-safety-and-backup-policy/data-safety-and-backup-policy-nl/beleid-voor-gegevensveiligheid-en-back-ups.md). # Beleid voor gegevensveiligheid en back-ups ## OutSmart International B.V. ### Beleid voor gegevensveiligheid en back-ups #### Voor zakelijke klanten Versie 1.0\ Laatst bijgewerkt: 28 mei 2026 ## 1. Inleiding Dit document beschrijft hoe OutSmart International B.V. de gegevens die uw organisatie binnen ons platform genereert en beheert opslaat, beschermt en er back-ups van maakt. Het is bedoeld om u een duidelijk en eerlijk beeld te geven van wat wij beveiligen, wat de beperkingen zijn en wat u kunt doen om onze maatregelen aan te vullen. ## 2. Reikwijdte van dit beleid Dit beleid is van toepassing op de webapplicatie van OutSmart International B.V. en de bijbehorende mobiele iOS- en Android-apps. De hier beschreven back-up- en gegevensveiligheidsmaatregelen hebben vooral betrekking op het webplatform, waar uw gegevens centraal worden opgeslagen en beheerd. ## 3. Welke gegevens wij opslaan Wij slaan namens u twee afzonderlijke Categorieën gegevens op: ### 3.1 Gestructureerde gegevens (database) Dit omvat alle transactionele en operationele records die uw team binnen het platform aanmaakt, zoals: * Werkbonnen en Opdrachtregistraties * Materialen en Voorraadgegevens * Facturen en financiële documenten * Klant- en contactgegevens Deze gegevens worden opgeslagen in beheerde relationele databases en vallen volledig onder ons back-upregime (zie sectie 4). ### 3.2 Ongestructureerde gegevens (Object-opslag / bestanden) Dit omvat alle binaire bestanden die aan records in het platform zijn gekoppeld, zoals: * Foto's die via de web- of mobiele app zijn gemaakt of geüpload * PDF-documenten (bijv. gegenereerde Facturen, Rapportages) * Andere bestandsbijlagen die aan Werkbonnen of records zijn gekoppeld Deze bestanden worden opgeslagen in een cloud-Object-opslagservice. Notitie: in tegenstelling tot gestructureerde gegevens profiteert Object-opslag momenteel niet van een afzonderlijke back-upkopie (zie sectie 5 voor details en onze toelichting op wat dit voor u betekent). ## 4. Databaseback-up en herstel ### 4.1 Back-upfrequentie Wij maken dagelijks geautomatiseerde back-ups van alle databases. Deze back-ups zijn versleuteld en veilig opgeslagen. ### 4.2 Bewaartermijn Back-ups worden 14 opeenvolgende Dagen bewaard. Dat betekent dat wij uw gegevens op elk moment kunnen herstellen naar elke staat binnen de afgelopen twee Weken. ### 4.3 Herstel op exact tijdstip Binnen de bewaartermijn van 14 Dagen kunnen wij gegevens herstellen tot op de exacte Minuut — niet alleen tot de dichtstbijzijnde dagelijkse Snapshot. Dat is in de praktijk belangrijk: als er een Storing of een incident met gegevensverlies optreedt, kunnen wij teruggaan naar het exacte moment ervoor, waardoor de impact op uw bedrijfsvoering tot een minimum wordt beperkt. ### 4.4 Hersteltijd Een volledig databaseherstel duurt doorgaans tussen 2 en 4 Uren vanaf het moment dat een herstelverzoek wordt ingediend. Wij houden u gedurende het proces op de hoogte. ### 4.5 Specifieke records herstellen In sommige gevallen hoeven alleen specifieke records of datasets te worden hersteld, in plaats van een volledige terugzetting. Houd er rekening mee dat gericht gegevensherstel aanzienlijk arbeidsintensiever is dan een volledig herstel en daarom extra kosten met zich meebrengt. Wij geven altijd eerst een kostenraming voordat wij gerichte herstelwerkzaamheden uitvoeren. ### Wat dit voor u betekent Als er in uw Account een menselijke Storing, een onbedoelde verwijdering of een Issue met gegevens optreedt, neem dan zo snel mogelijk contact op met ons supportteam. Hoe eerder wij op de hoogte zijn, hoe meer mogelijkheden er Beschikbaar zijn om uw gegevens nauwkeurig en efficiënt te herstellen. ## 5. Object-opslag (Bestanden en bijlagen) ### 5.1 Huidige beperking Op dit moment vallen bestanden die in onze Object-opslag zijn opgeslagen — inclusief foto's, PDF's en andere bijlagen — niet onder een afzonderlijke back-up. De Object-opslagdienst zelf is gebouwd op zeer redundante infrastructuur van enterprise-niveau, die bescherming biedt tegen hardwarestoringen en serviceonderbrekingen. Als een bestand echter wordt Verwijderd (per ongeluk of op andere wijze), kan het door OutSmart International B.V. niet worden hersteld. **Belangrijk:** Wij zijn transparant over deze beperking, zodat u passende maatregelen kunt nemen om bestanden te beschermen die cruciaal zijn voor uw Bedrijf. Wij raden aan om sectie 5.2 hieronder te bekijken. ### 5.2 Aanbevelingen voor bestandsveiligheid Om bestanden die belangrijk zijn voor uw Bedrijf te beschermen, raden wij het volgende aan: * **Foto's vastgelegd op mobiel:** Exporteer of synchroniseer foto's van uw iOS- of Android-apparaat regelmatig naar een afzonderlijke Locatie (zoals de cloudopslag van uw Bedrijf of een lokale server). Foto's die via de mobiele app zijn gemaakt, worden doorgaans ook lokaal op het apparaat bewaard, maar apparaatsopslag is geen vervanging voor een degelijke back-up. * **Kritieke Documenten:** Voor Facturen, ondertekende Werkbonnen en andere belangrijke PDF's bewaart u een kopie in uw eigen documentbeheersysteem of cloudopslag (bijv. Microsoft SharePoint, Google Drive of iets vergelijkbaars). * **Periodieke export:** Overweeg de exportfunctionaliteit binnen OutSmart International B.V. te gebruiken om records en bijlagen periodiek naar uw eigen infrastructuur te downloaden. ### 5.3 Geplande verbeteringen Wij erkennen dat bestandsback-up een belangrijke mogelijkheid is en wij evalueren actief Oplossingen om in een toekomstige Release back-up voor Object-opslag te bieden. Wij communiceren updates van dit beleid zodra verbeteringen zijn doorgevoerd. ## 7. Maatregelen voor gegevensbeveiliging Naast back-up passen wij de volgende beveiligingsmaatregelen toe om uw gegevens altijd te beschermen: | Type gegevens | Back-up gemaakt? | Bewaartermijn | Herstelprecisie | Hersteltijd | | ----------------------------------------------------- | -------------------- | ------------------------ | ---------------------- | ----------- | | Gestructureerde gegevens (Werkbonnen, Facturen, enz.) | Ja - dagelijks | 14 Dagen | Tot op de Minuut | 2-4 Uren | | Bestanden en bijlagen (foto's, PDF's, enz.) | Nee - momenteel niet | N.v.t. | N.v.t. | N.v.t. | | Lokaal op mobiel opgeslagen foto's (iOS/Android) | Alleen op apparaat | Totdat het Verwijderd is | Alleen apparaatherstel | Varieert | * Versleuteling tijdens overdracht: alle gegevens die tussen uw browser of mobiele app en onze servers worden verzonden, worden versleuteld met TLS (HTTPS). * Versleuteling in rust: databases en opgeslagen bestanden zijn versleuteld op opslagniveau. * Controle op toegang: toegang tot productiesystemen is uitsluitend beperkt tot geautoriseerd personeel van OutSmart International B.V. * Infrastructuur: wij gebruiken cloudinfrastructuur van enterprise-niveau met ingebouwde redundantie en garanties voor Beschikbaarheid. ## 8. Uw verantwoordelijkheden Hoewel OutSmart International B.V. uitgebreide maatregelen neemt om uw gegevens te beschermen en er back-ups van te maken, vragen wij u ook om aan uw kant redelijke stappen te nemen: * Zorg ervoor dat gebruikersaccounts binnen uw organisatie op de juiste manier worden beheerd. Verwijder de toegang van Medewerkers die uw organisatie verlaten direct. * Meld vermoedelijke gegevensproblemen, onbedoelde verwijderingen of ongebruikelijke Activiteit zo snel mogelijk aan ons supportteam. * Bewaar uw eigen kopieën van bestanden en Documenten die cruciaal zijn voor uw bedrijfsvoering, in lijn met de richtlijnen in sectie 5.2. ## 9. Contact & ondersteuning Als u vragen heeft over dit beleid, een Issue met gegevens ondervindt of een herstel wilt initiëren, neem dan contact op met ons supportteam: * E-mail: * Support Portaal: * Voor urgente Aanvragen voor gegevensherstel, markeer uw bericht dan als URGENT zodat ons team het met prioriteit behandelt. ## 10. Herziening van het beleid Dit beleid wordt minstens jaarlijks herzien en bijgewerkt, of eerder als er aanzienlijke Wijzigingen worden doorgevoerd in onze infrastructuur of back-upmogelijkheden. Het versienummer en de datum bovenaan dit document geven de meest actuele revisie weer. --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question. Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter, and the optional `goal` query parameter: ``` GET https://knowledge.out-smart.com/data-safety-and-backup-policy/data-safety-and-backup-policy-nl/beleid-voor-gegevensveiligheid-en-back-ups.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is optional and describes the broader end goal you are ultimately trying to accomplish on behalf of the user. GitBook uses it to tailor the answer towards what is most useful for that goal. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.