Ein Rechnungsschema erstellen

Legen Sie das Layout, die Vorlage, Erinnerungen und Standardwerte fest, die eine Rechnung verwenden soll.

Ein Rechnungsschema kombiniert die wichtigsten Einstellungen für den Rechnungsversand und die Nachverfolgung.

Verwenden Sie Schemata, wenn Sie unterschiedliche Rechnungsabläufe je Kundentyp, Sprache oder Prozess benötigen.

Was ein Schema steuert

Ein Schema kann Folgendes steuern:

das PDF-Layout
das Rechnungs-Layout
die E-Mail-Vorlage
Ablauf der Rechnung und Zeitpunkt der Erinnerungen
Standardanhänge und Felder

Öffnen Sie die Rechnungseinstellungen

Gehen Sie zu Rechnungen.

Dann klicken Sie auf das Zahnradsymbol oben rechts.

Neues Schema hinzufügen

Im Schemata Bereich, klicken Sie auf Hinzufügen.

Füllen Sie die Standardeinstellungen aus

Legen Sie den Namen des Schemas, das PDF-Layout, das Rechnungs-Layout, die Währung, die MwSt. fest und ob es als Standard gelten soll.

Sie können außerdem festlegen, ob das PDF des Arbeitsauftrags oder Formulare angehängt werden sollen.

Rechnungsverhalten festlegen

Fügen Sie die Standardbeschreibung, die Zahlungsbedingungen, die E-Mail-Vorlage, die Ablaufzeit und automatische Statusaktualisierungen hinzu.

Fügen Sie bei Bedarf Standardanhänge hinzu und wählen Sie aus, welche Freifelder sichtbar sein sollen.

Erinnerungen konfigurieren

Klicken Sie auf Nächster Schritt um die Erinnerungs-Tabs zu öffnen.

Verknüpfen Sie die Erinnerungsvorlagen, die Sie verwenden möchten.

Deaktivieren Sie automatische Erinnerungen, wenn Sie sie nicht benötigen.

Schema speichern

Klicken Sie auf Speichern wenn alle Tabs vollständig ausgefüllt sind.

Gut zu wissen

Ein Schema kann als Standard festgelegt werden.
Sie können mehrere Schemata erstellen.
Erinnerungs-E-Mails sind optional.

Am besten verwenden Sie pro Schema ein eigenes Rechnungs-Layout.

So bleibt die Ausgabe leichter zu verwalten.

Häufig gestellte Fragen

Brauche ich für jedes Schema ein eigenes Layout?

Nein.

Es wird aber dringend empfohlen.

Kann ich mehrere Schemata erstellen?

Ja.

Nur eines kann der Standard sein.

Kann ich ein Schema ohne Erinnerungen verwenden?

Ja.

Deaktivieren Sie die automatischen Erinnerungsoptionen.

Warum werden meine zweite und dritte Rechnungserinnerung so kurz nacheinander gesendet?

Der Abstand zwischen den Erinnerungen lässt sich pro Rechnungsschema konfigurieren.

Gehen Sie zu Einstellungen → Rechnungsschemata.

Prüfen Sie die Tage zwischen der zweiten und dritten Erinnerung in dem Schema, das Sie verwenden.

Einige Schemata haben möglicherweise einen kürzeren Abstand, zum Beispiel fünf Tage.

Passen Sie diese Einstellung bei Bedarf an.