Was sind Rechnungen?
Verstehen Sie, wie Rechnungen in OutSmart funktionieren und was das Rechnungsmodul umfasst.
Eine Rechnung ist das Rechnungsdokument, das Sie einem Kunden für abgeschlossene Arbeiten oder gelieferte Waren senden.
Sie zeigt, was Sie berechnet haben, wie viel offen ist und wie der aktuelle Zahlungsstatus lautet.
So funktionieren Rechnungen in OutSmart
OutSmart enthält ein integriertes Rechnungsmodul.
Sie brauchen kein separates Tool zur Rechnungsstellung, um Rechnungen zu erstellen, zu senden und zu verwalten.
Sie können Rechnungen auf drei Arten erstellen:
als eigenständige Rechnung
aus einem abgeschlossenen Arbeitsauftrag
aus einem Angebot
Wenn ein Auftrag mehrere Arbeitsaufträge umfasst, können Sie sie in einer Rechnung bündeln.
Was passiert, wenn Sie Arbeit abrechnen?
Wenn Sie eine Rechnung aus einem Arbeitsauftrag erstellen, kopiert OutSmart die verfügbaren Daten zum Arbeitsauftrag.
Dazu können Kundendaten, verwendete Materialien und erfasste Stunden gehören.
Wenn Sie eine Rechnung aus einem Angebot erstellen, kopiert OutSmart die Angebotsdaten in die neue Rechnung.
So funktioniert der Rechnungsstatus
Rechnungen verwenden Status, um zu zeigen, wo sie im Prozess stehen.
Zum Beispiel können sie noch ein Konzept sein, bereits gesendet oder bereits bezahlt.
Diese Status verwenden Farben, und Sie können diese Farben an Ihren Workflow anpassen.
So bleibt die Einrichtung der Rechnungen übersichtlich
Zeitpläne für Rechnungen steuern den zentralen Versandablauf.
Ein Schema kombiniert:
das Rechnungslayout
die E-Mail-Vorlage
Erinnerungseinstellungen
Verhalten bei Ablauf und Zahlungsziel
Sie können mehrere Zeitpläne für Rechnungen für unterschiedliche Kunden, Sprachen oder Rechnungsabläufe erstellen.
So funktioniert die Zahlungserfassung
Sie können erhaltene Zahlungen manuell auf einer Rechnung erfassen.
Wenn der volle Betrag erfasst wurde, ändert sich der Rechnungsstatus zu Bezahlt automatisch.
Häufig gestellte Fragen
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