Billit-Exporte konfigurieren

Wähle, wie OutSmart abgeschlossene Arbeitsaufträge an Billit exportiert.

Verwenden Sie die Exporteinstellungen, um festzulegen, wie OutSmart Arbeitsaufträge an Billit sendet.

Nur Arbeitsaufträge mit dem Status Abgeschlossen können exportiert werden.

Der Export läuft automatisch im Hintergrund ab.

Sie können auch klicken Arbeitsaufträge exportieren um ihn manuell auszuführen.

Was an Billit exportiert wird

OutSmart exportiert abgeschlossene Arbeitsaufträge als:

Rechnungen
Angeboten

Nur abrechenbare Materialzeilen werden an Billit exportiert.

Stunden und Arbeitszeiten werden nicht exportiert.

Voraussetzungen für den Export

Bevor ein Arbeitsauftrag exportiert werden kann, stellen Sie sicher:

das Rechnungskunde mit einem Billit-Kunden verknüpft ist
das Lieferkunde mit einem Billit-Kunden verknüpft ist
der Arbeitsauftrag hat mindestens eine abrechenbare Material zeile
der Arbeitsauftrag hat ein Startdatum und Enddatum
jede Materialzeile hat ein Produktcode

Exporteinstellungen

Auftragsart

Wählen Sie aus, ob Billit ein Rechnung oder Angebot.

Neue Materialien

Aktivieren Sie dies, wenn OutSmart fehlende Materialien zuerst in Billit anlegen soll.

Ist dies deaktiviert, schlägt der Export fehl, wenn ein Material in Billit nicht vorhanden ist.

Neue Kontakte

Aktivieren Sie dies, wenn OutSmart fehlende Kunden zuerst in Billit anlegen soll.

OutSmart-Materialpreis verwenden

Aktivieren Sie dies, wenn Billit den Materialpreis aus OutSmart verwenden soll.

Ist dies deaktiviert, kann Billit seinen eigenen gespeicherten Preis verwenden.

Auftragsreferenz

Legen Sie den Referenztext fest, den Billit erhalten soll.

Verwenden Sie Tags, um Werte aus dem Arbeitsauftrag einzufügen.

Auftragsbeschreibung

Legen Sie den Beschreibungstext fest, den Billit erhalten soll.

Verwenden Sie Tags, um Werte aus dem Arbeitsauftrag einzufügen.

Öffnen Sie die Billit-Einstellungen

Gehen Sie zu Einstellungen → Allgemein → Software-Integrationen.

Öffnen Sie Billit.

Wählen Sie das Exportformat

In Exporteinstellungen, wählen Sie Rechnung oder Angebot.

Es kann nur ein Exportformat aktiv sein.

Exportoptionen prüfen

Aktivieren Neue Materialien, Neue Kontakte, oder OutSmart-Materialpreis verwenden falls erforderlich.

Füllen Sie anschließend die optionalen Textfelder aus.

Einstellungen speichern

Klicken Sie auf Speichern.

Der ausgewählte Exportablauf ist dann aktiv.

Bei Bedarf Export ausführen

Klicken Sie auf Arbeitsaufträge exportieren.

Dadurch werden alle geeigneten Arbeitsaufträge sofort gesendet.

Wichtig zu wissen

Bei einem erfolgreichen Export wird die Billit-Auftrags-ID am Arbeitsauftrag gespeichert.
Derselbe Arbeitsauftrag sollte nicht erneut exportiert werden.
Fügen Sie Arbeitszeit als Materialzeile hinzu, wenn Sie sie über Billit abrechnen müssen.

Häufig gestellte Fragen

Warum wird mein Arbeitsauftrag nicht exportiert?

Prüfen Sie zuerst den Arbeitsauftrags status.

Prüfen Sie dann den Rechnungskunden, den Lieferkunden, das abrechenbare Material, die Datumsangaben und die Materialcodes.

Das Protokoll zeigt den genauen Grund, wenn der Export fehlschlägt.

Was bedeutet, dass die externe ID des Rechnungskunden fehlt?

Der Rechnungskunde ist nicht mit einem Billit-Kunden verknüpft.

Importieren Sie den Kunden zuerst aus Billit.

Oder stellen Sie sicher, dass der Kunde durch die Billit-Synchronisierung erstellt wurde.

Was bedeutet, dass die externe ID des Lieferkunden fehlt?

Der Lieferkunde ist nicht mit einem Billit-Kunden verknüpft.

Importieren Sie diesen Kunden zuerst aus Billit.

Was soll ich tun, wenn ein Material keinen Code hat?

Öffnen Sie das Material in OutSmart.

Fügen Sie einen Produktcode hinzu.

Jedes exportierte Material benötigt einen Code.

Kann ich denselben Arbeitsauftrag mehr als einmal exportieren?

Nein.

Nach einem erfolgreichen Export wird die Billit-Auftrags-ID am Arbeitsauftrag gespeichert.

So werden Dubletten vermieden.

Sind Stunden im Export enthalten?