EasyBill-Exporte konfigurieren

Wähle, wie OutSmart abgeschlossene Arbeitsaufträge an EasyBill exportiert und welche zusätzlichen Daten enthalten sein sollen.

Verwenden Sie die Exporteinstellungen, um festzulegen, wie OutSmart Arbeitsaufträge an EasyBill sendet.

Der häufigste Ablauf exportiert abgeschlossene Arbeitsaufträge als Rechnungen.

Exportmodi für Arbeitsaufträge

Jeder Arbeitsauftrag hat einen Exportmodus.

Hiermit legen Sie fest, was der Export enthält.

Stunden und Material exportieren

Exportieren Sie sowohl die geleisteten Stunden als auch das verwendete Material.

Nur Material exportieren

Exportieren Sie nur Material.

Nur Stunden exportieren

Exportieren Sie nur geleistete Stunden.

Nicht exportieren

Den Arbeitsauftrag vollständig überspringen.

Haupteinstellungen für den Export

Auftragsreferenz

Verwenden Sie Tags, um den Rechnungsreferenztext zu erstellen.

Das kann Werte wie Arbeitsauftragsnummer oder Datum enthalten.

Kontakte exportieren

Aktivieren Kontakte exportieren um fehlende Kunden in EasyBill anzulegen.

Materialien

Für Material können Sie:

nach Produktgruppe filtern
legen Sie ein universelles Material als Fallback
den Preis aus OutSmart oder EasyBill auswählen
den exportierten Zeilentext mit Tags erstellen

Stundentypen

Für Stundentypen können Sie:

nach Gruppe filtern
den Preis aus OutSmart oder EasyBill auswählen
OutSmart-Preisvereinbarungen anwenden
den exportierten Zeilentext mit Tags erstellen

Stundenrundung

Sie können die geleisteten Stunden runden auf:

keine Rundung
5 Minuten
15 Minuten
30 Minuten

Dokument-Upload

Aktivieren Dokument-Upload um das PDF des Arbeitsauftrags anzuhängen.

EasyBill-Einstellungen öffnen

Gehen Sie zu Einstellungen → Allgemein → Software-Integrationen.

Öffnen Sie EasyBill.

Die Auftragsreferenz festlegen

Öffnen Sie die Aufträge Bereich.

Füllen Sie das Referenzfeld bei Bedarf aus.

Verwendung Tags um Platzhalter einzufügen.

Kontakt-Exportverhalten wählen

Öffnen Sie die Kontakte Bereich.

Aktivieren Kontakte exportieren falls erforderlich.

Material konfigurieren

Öffnen Sie die Materialien Bereich.

Legen Sie Fallback-Artikel, Preisquelle und Zeilentext fest.

Stundentypen konfigurieren

Öffnen Sie die Stundentypen Bereich.

Legen Sie Rundung, Preisquelle und Zeilentext fest.

PDF-Upload bei Bedarf aktivieren

Öffnen Sie die Basis Bereich.

Aktivieren Dokument-Upload wenn Sie Anhänge möchten.

Einstellungen speichern

Klicken Sie auf Speichern.

Dann ist der Exportablauf aktiv.

Bei Bedarf Export ausführen

Klicken Sie auf Arbeitsaufträge exportieren.

Dadurch werden alle geeigneten Arbeitsaufträge sofort gesendet.

Wichtig zu wissen

Ein fehlender Kunde kann den Export blockieren, wenn Kontakte exportieren es deaktiviert ist.
Fehlende Produktzuordnungen können den universelles Material Fallback.
Fehlgeschlagene Exporte setzen den Arbeitsauftrag auf Übertragungsfehler.

Häufig gestellte Fragen

Was geschieht, wenn ein Kunde in EasyBill nicht existiert?

Der Export kann fehlschlagen.

Aktivieren Kontakte exportieren oder legen Sie den Kunden zuerst an.

Was ist ein universelles Material?

Es ist ein Fallback-Produkt in EasyBill.

OutSmart verwendet es, wenn kein passendes Material vorhanden ist.

Kann ich auswählen, welche Preise exportiert werden?

Ja.

Für Material und Stundentypen können Sie die Preise von OutSmart oder EasyBill verwenden.

Kann ich den exportierten Zeilentext ändern?

Ja.

Verwenden Sie die Tag-Felder in Materialien und Stundentypen.

Was bedeutet Übertragungsfehler?

Der Export für diesen Arbeitsauftrag ist fehlgeschlagen.

Prüfen Sie das Protokoll, beheben Sie die Ursache und exportieren Sie erneut.