TOPdesk-Exporte konfigurieren

Wählen Sie aus, was OutSmart an TOPdesk zurücksendet, wenn ein verknüpfter Arbeitsauftrag abgeschlossen ist.

Verwenden Sie die Einstellungen für den Export, um festzulegen, was OutSmart an TOPdesk zurücksendet.

Diese Einstellungen gelten, wenn ein verknüpfter Arbeitsauftrag abgeschlossen wird.

Verfügbare Exportoptionen

Abschlussstatus

Wählen Sie den TOPdesk-Bearbeitungsstatus, den der Vorgang erhalten soll, nachdem der Arbeitsauftrag in OutSmart abgeschlossen wurde.

Damit weiß TOPdesk, dass die Arbeit erledigt ist.

Abschlusscode

Wählen Sie den TOPdesk-Abschlusscode, der beim Schließen des Vorgangs zugewiesen werden soll.

Damit wird beschrieben, wie das Problem gelöst wurde.

Stunden und Deadline synchronisieren

Aktivieren Sie dies, um erfasste Stunden und Änderungen an der Deadline an TOPdesk zurückzusenden.

PDF des Arbeitsauftrags exportieren

Aktivieren Sie dies, um das PDF des abgeschlossenen Arbeitsauftrags an den verknüpften TOPdesk-Vorgang hochzuladen.

Fotos exportieren

Aktivieren Sie dies, um Fotos des Arbeitsauftrags an den verknüpften TOPdesk-Vorgang hochzuladen.

Arbeitsauftrag-Status aktualisieren

Standardmäßig setzt OutSmart den Arbeitsauftrags status auf Erledigt nach dem Export.

Aktivieren Sie dies, wenn Sie einen anderen Bearbeitungsstatus verwenden möchten.

Wählen Sie dann die Bearbeitungsstatus des Arbeitsauftrags.

Freitextwert

Aktivieren Sie dies, um bei Abschluss des Arbeitsauftrags benutzerdefinierten Text an TOPdesk zu senden.

Sie können Tags in diesem Text verwenden.

Tags sind Platzhalter, die OutSmart automatisch mit Daten aus dem Arbeitsauftrag füllt.

Wichtig zu wissen

• Ein abgeschlossener Arbeitsauftrag muss weiterhin mit dem ursprünglichen TOPdesk-Vorgang verknüpft sein.
• Die Verknüpfung verwendet die externe Arbeitsauftragsnummer.
• Sie können beide Arbeitsauftrag-PDF und Fotos gleichzeitig exportieren.
• Der standardmäßige Bearbeitungsstatus in OutSmart ist Erledigt es sei denn, Sie wählen einen anderen.

1

Öffnen Sie die TOPdesk-Einstellungen

Gehen Sie zu Einstellungen → Allgemein → Software-Integrationen.

Öffnen Sie TOPdesk.

2

TOPdesk-Abschlusswerte festlegen

Wählen Sie die Abschlussstatus.

Wählen Sie optional einen Abschlusscode.

3

Wählen Sie aus, welche zusätzlichen Daten exportiert werden sollen.

Aktivieren Stunden und Deadline synchronisieren, PDF des Arbeitsauftrags exportieren, oder Fotos exportieren nach Bedarf.

4

Wählen Sie den Bearbeitungsstatus des Arbeitsauftrags

Aktivieren Arbeitsauftrag-Status aktualisieren wenn Sie den Standardwert ersetzen möchten. Erledigt Status.

Wählen Sie dann den Status aus, den OutSmart verwenden soll.

5

Benutzerdefinierten Text bei Bedarf hinzufügen

Aktivieren Freitextwert.

Geben Sie Ihre Nachricht ein.

Verwenden Sie die Tags Link zum Einfügen von Platzhaltern.

6

Einstellungen speichern

Klicken Sie auf Speichern.

Der Exportablauf ist dann für verknüpfte Arbeitsaufträge aktiv.

Häufig gestellte Fragen

Was passiert, wenn der verknüpfte Vorgang in TOPdesk nicht mehr existiert?

Der Export schlägt für diesen Arbeitsauftrag fehl.

Überprüfen Sie die externe Arbeitsauftragsnummer und bestätigen Sie, dass der Vorgang in TOPdesk noch existiert.

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Kann ich sowohl das PDF als auch die Fotos exportieren?

Ja.

OutSmart lädt beides als Anhänge zum verknüpften TOPdesk-Vorgang hoch.

Was ist ein Abschlusscode?

Ein Abschlusscode beschreibt, wie der Vorgang in TOPdesk gelöst wurde.

Er kann zum Beispiel angeben, dass das Problem vor Ort behoben wurde.

Was bewirkt Stunden und Deadline synchronisieren?

OutSmart sendet die erfassten Stunden aus dem Arbeitsauftrag zurück an TOPdesk.

Außerdem aktualisiert es die Deadline, wenn sie in OutSmart geändert wurde.

Kann ich den an TOPdesk gesendeten Text anpassen?

Ja.

Aktivieren Freitextwert.

Verwenden Sie dann Tags, um eine dynamische Nachricht zu erstellen.