TOPdesk-Importe konfigurieren

Wählen Sie aus, welche TOPdesk-Anrufe, Niederlassungen, Kontakte und Operatoren OutSmart importiert.

Verwenden Sie die Einstellungen für den Import, um auszuwählen, welche Daten OutSmart aus TOPdesk abruft.

Jede Synchronisierung läuft automatisch alle 15 Minuten, nachdem Sie die Einrichtung gespeichert haben.

Verfügbare Importoptionen

Arbeitsaufträge

TOPdesk Vorgänge in OutSmart als Arbeitsaufträge importieren.

Diese Einstellungen steuern, welche Vorgänge importiert werden:

• Verarbeitungsstatus
• Synchronisierungsstatus
• Operatorgruppen
• Aktualisierungsmethode
• Untervorfälle
• Debitorennummern verwenden
• Doppelte Importe zulassen

Kontakte

TOPdesk Niederlassungen in OutSmart als Kontakte importieren.

Sie können verknüpfte Personen auch als Kontaktpersonen importieren.

Mitarbeiter

TOPdesk Operatoren in OutSmart als Mitarbeiter importieren.

Wenn Sie Operatorgruppen verwenden, werden nur Operatoren aus diesen Gruppen importiert.

Wofür die Felder des Arbeitsauftragsimports da sind

Verarbeitungsstatus

Wählen Sie einen oder mehrere TOPdesk-Verarbeitungsstatus aus.

Nur Vorgänge mit einem dieser Status werden in OutSmart importiert.

Dieses Feld ist erforderlich, wenn der Arbeitsauftragsimport aktiviert ist.

Synchronisierungsstatus

Wählen Sie den Status aus, den TOPdesk anwenden soll, nachdem der Vorgang importiert wurde.

Dadurch wird verhindert, dass derselbe Vorgang bei der nächsten Synchronisierung erneut importiert wird.

Die Synchronisierungsstatus muss sich unterscheiden vom Verarbeitungsstatus.

Operatorgruppen

Verwenden Sie dieses Feld, um Importe auf ausgewählte TOPdesk-Operatorgruppen zu beschränken.

Lassen Sie es leer, um Vorgänge aus allen Gruppen zu importieren.

Aktualisierungsmethode

Wählen Sie, wie Aktualisierungen vorhandener TOPdesk-Vorgänge angewendet werden:

• Periodisch prüft und wendet Aktualisierungen in regelmäßigen Abständen an.
• Direkt wendet Aktualisierungen an, sobald sie während einer Synchronisierung erkannt werden.

Untervorfälle

Aktivieren Sie diese Option, um verknüpfte Untervorfälle als separate Arbeitsaufträge zu importieren.

Debitorennummern verwenden

Aktivieren Sie diese Option, um die Debitorennummer des Standorts als Kontaktnummer zu verwenden.

Verwenden Sie dies, wenn die Debitorennummern in TOPdesk den Kontaktnummern in OutSmart entsprechen.

Doppelte Importe zulassen

Aktivieren Sie diese Option, wenn ein Vorgang geschlossen, erneut geöffnet und wieder importiert werden kann.

Was beim Import eines Vorgangs übertragen wird

Wenn ein Vorgang als Arbeitsauftrag importiert wird, verwendet OutSmart:

• das Vorgangsnummer als externe Arbeitsauftragsnummer
• das Name und Adresse des Standorts als Kunde
• das Name des Anrufers, Telefonnummer und E-Mail-Adresse als Kontaktdaten
• das Kurzbeschreibung und Anfragetext als Arbeitsbeschreibung
• das Zieldatum als geplantes Arbeitsdatum
• beliebige Anhänge auf dem Vorgang als Anhänge des Arbeitsauftrags

Wenn der verknüpfte Standort fehlt Straße, Postleitzahl, oder Ort, wird der Vorgang übersprungen.

Das Protokoll zeigt dann, dass dem Arbeitsauftrag Felder fehlen.

Importoptionen für Kontakte

Wenn Sie Kontakte, OutSmart importiert TOPdesk-Standorte als Kontakte.

Sie können auch diese Optionen verwenden:

• Kontakte importiert mit dem Standort verknüpfte Personen als Kontaktpersonen.
• Unterstandort als Hauptkontakt importiert einen Unterstandort als eigenen Kontakt statt als zusätzliche Adresse.

Importoptionen für Mitarbeiter

Wenn Sie Mitarbeiter, OutSmart importiert TOPdesk-Operatoren als Mitarbeiter.

Wenn Sie Operatorgruppen ausgewählt haben, importiert OutSmart nur Operatoren aus diesen Gruppen.

1

Öffnen Sie die TOPdesk-Einstellungen

Gehen Sie zu Einstellungen → Allgemein → Software-Integrationen.

Öffnen Sie TOPdesk.

2

Arbeitsauftragsimport aktivieren

Aktivieren Arbeitsaufträge.

Wählen Sie dann eine oder mehrere Verarbeitungsstatus.

3

Synchronisierungsverhalten festlegen

Wählen Sie eine Synchronisierungsstatus.

Optional auswählen Operatorgruppen.

Wählen Sie dann die Aktualisierungsmethode.

4

Optionale Vorgangseinstellungen aktivieren

Aktivieren Untervorfälle, Debitorennummern verwenden, oder Doppelte Importe zulassen falls erforderlich.

5

Kontakte und Mitarbeiter aktivieren

Aktivieren Kontakte wenn Sie Standorte importieren möchten.

Aktivieren Kontakte oder Unterstandort als Hauptkontakt falls erforderlich.

Aktivieren Mitarbeiter wenn Sie Operatoren importieren möchten.

6

Speichern und synchronisieren

Klicken Sie auf Speichern.

Verwenden Sie das Synchronisierungssymbol neben einem Datentyp, wenn Sie einen manuellen Import sofort starten möchten.

Häufig gestellte Fragen

Warum ist der Verarbeitungsstatus erforderlich?

OutSmart benötigt einen klaren Filter dafür, welche Vorgänge importbereit sind.

Ohne ihn kann die Integration nicht entscheiden, welche Vorgänge als Arbeitsaufträge erstellt werden sollen.

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Warum muss der Synchronisierungsstatus anders sein?

Nach dem Import aktualisiert OutSmart den TOPdesk-Vorgang auf den Synchronisierungsstatus.

Wenn beide Status übereinstimmen, kann derselbe Vorgang bei der nächsten Synchronisierung erneut importiert werden.

Kann ich Vorgänge aus allen Operatorgruppen importieren?

Ja.

Leer lassen Operatorgruppen leer.

Was passiert, wenn einem Vorgang Adressfelder fehlen?

Der Vorgang wird übersprungen.

Vervollständigen Sie zuerst die Adresse des Standorts in TOPdesk.

Führen Sie dann die Synchronisierung erneut aus.

Was ist der Unterschied zwischen periodischen und direkten Aktualisierungen?

Periodisch prüft in regelmäßigen Abständen auf Änderungen.

Direkt wendet Änderungen an, sobald sie während einer Synchronisierung erkannt werden.