Was ist TOPdesk?

Erfahren Sie, womit TOPdesk sich mit OutSmart verbindet, wie Daten fließen und was Sie bei der Synchronisierung erwartet.

TOPdesk verbindet Ihre TOPdesk-Umgebung mit OutSmart.

Es wandelt ausgewählte TOPdesk-Vorgänge in OutSmart-Arbeitsaufträge um.

Außerdem aktualisiert es den verknüpften TOPdesk-Vorgang, nachdem die Arbeit abgeschlossen wurde.

Was Sie mit TOPdesk tun

Mit TOPdesk in OutSmart kannst du:

• importieren Vorgänge als Arbeitsaufträge
• importieren Niederlassungen als Kontakte und Personen als Kontaktpersonen
• importieren Operatoren als Mitarbeiter
• den verknüpften TOPdesk-Vorgang aktualisieren, wenn ein Arbeitsauftrag abgeschlossen ist
• Stunden, ein PDF des Arbeitsauftrags und Fotos zurück an TOPdesk senden

Wie Daten fließen

Import

OutSmart importiert TOPdesk-Vorgänge als Arbeitsaufträge.

Außerdem kann es Folgendes importieren:

• Niederlassungen in Kontakte
• Personen in Kontaktpersonen
• Operatoren in Mitarbeitende

Export

Wenn ein verknüpfter Arbeitsauftrag abgeschlossen ist, aktualisiert OutSmart den ursprünglichen Vorgang in TOPdesk.

Je nach Ihren Einstellungen für den Export kann OutSmart außerdem senden:

• den neuen TOPdesk-Status
• erfasste Stunden und Terminänderungen
• das PDF des Arbeitsauftrags
• Fotos des Arbeitsauftrags

Was du zuerst brauchst

Stell vor dem Start sicher, dass du Folgendes hast:

• Zugriff auf Einstellungen → Allgemein → Software-Integrationen
• Zugriff auf die Lizenz-Manager
• deine TOPdesk-Operator-Benutzername
• ein TOPdesk-Anwendungspasswort
• deine TOPdesk-Domain, zum Beispiel yourcompany.topdesk.net

Wichtig zu wissen

• Die TOPdesk-Integration muss in der Lizenz-Manager zuerst.
• Die Verbindung verwendet ein TOPdesk-Anwendungspasswort.
• Ihr persönliches TOPdesk-Passwort wird in OutSmart nicht gespeichert.
• Die Synchronisierung läuft automatisch alle 15 Minuten.
• Sie können die Synchronisierung auch manuell über die Einstellungen starten.
• Kontakte werden nur von TOPdesk zu OutSmart.

So funktioniert der Prozess

1. Verbinden Sie OutSmart mit TOPdesk.
2. Wählen Sie aus, welche Vorgänge und Datensätze OutSmart importieren soll.
3. Wählen Sie aus, was OutSmart zurück nach TOPdesk exportieren soll.
4. Einstellungen speichern.
5. Lassen Sie die automatische Synchronisierung laufen oder starten Sie eine manuelle Synchronisierung.

Häufig gestellte Fragen

Brauche ich eine separate Lizenz für TOPdesk?

Ja.

Sie müssen die Integration in der Lizenz-Manager zuerst.

Verwandte Themen

• TOPdesk
• TOPdesk einrichten
• TOPdesk-Importe konfigurieren
• TOPdesk-Exporte konfigurieren

Speichert OutSmart mein TOPdesk-Login-Passwort?

Nein.

OutSmart speichert nur das Anwendungspasswort das Sie in TOPdesk generieren.

Wie oft läuft die Synchronisierung?

Die Synchronisierung läuft automatisch alle 15 Minuten.

Sie können auch auf der Seite mit den TOPdesk-Einstellungen eine manuelle Synchronisierung ausführen.

Kann OutSmart Kontakte zurück nach TOPdesk synchronisieren?

Nein.

Niederlassungen können nur von TOPdesk zu OutSmart.