VISMA eAccounting-Exporte konfigurieren

Wähle, wie OutSmart Arbeitsaufträge, Kunden und Materialien an VISMA eAccounting exportiert.

Verwenden Sie die Export-Einstellungen, um zu entscheiden, welche Daten OutSmart an VISMA eAccounting sendet.

Sie können abgeschlossene Arbeitsaufträge als Verkaufsaufträge oder Rechnungsentwürfe.

Sie können OutSmart auch fehlende Kunden und Materialien automatisch erstellen lassen.

Kontakte und Materialien automatisch exportieren

Kontakte

Aktivieren Export im Bereich Kontakte, wenn OutSmart fehlende Kunden in VISMA eAccounting erstellen soll.

Standard festlegen Zahlungsziel zuerst.

OutSmart verwendet diese Zahlungsbedingung für neue Kunden, die es in VISMA eAccounting erstellt.

Dies geschieht, bevor der Export des Arbeitsauftrags fortgesetzt wird.

Materialien

Aktivieren Export im Bereich Material, wenn OutSmart fehlende Materialien in VISMA eAccounting erstellen soll.

Standard festlegen Einheit zuerst.

Sie können auch einen Standard festlegen Verkaufskategorie.

OutSmart verwendet diese Werte für neue Artikel, die es in VISMA eAccounting erstellt.

Dies geschieht, bevor der Export des Arbeitsauftrags fortgesetzt wird.

Arbeitsaufträge als Verkaufsaufträge exportieren

Verwenden Sie den Export als Verkaufsauftrag, wenn die Arbeit in VISMA eAccounting als Auftrag fortgesetzt werden soll.

Sie können diese Felder konfigurieren:

• Arbeitsauftrags status für Material und Stunden
• Arbeitsauftrags status nur für Material
• Arbeitsauftrags status nur für Stunden
• Ihre Referenz
• Unsere Referenz
• Stundenrundung
• PDF des Arbeitsauftrags exportieren

Die Referenzfelder unterstützen Tags.

Verwenden Sie Tags, wenn Werte wie die Arbeitsauftragsnummer oder der Kundenname automatisch ausgefüllt werden sollen.

Die Stundenrundung kann deaktiviert bleiben oder aufgerundet werden auf 5, 15, oder 30 Minuten.

Arbeitsaufträge als Rechnungsentwürfe exportieren

Verwenden Sie den Rechnungsexport, wenn VISMA eAccounting einen Rechnungsentwurf erstellen soll.

Sie können diese Felder konfigurieren:

• Arbeitsauftrags status für Material und Stunden
• Arbeitsauftrags status nur für Material
• Arbeitsauftrags status nur für Stunden
• Ihre Referenz
• Unsere Referenz
• Stundenrundung
• Materialnotizen als Textzeile exportieren
• PDF des Arbeitsauftrags exportieren

Wenn Materialnotizen als Textzeile exportieren aktiviert ist, erscheinen Materialnotizen aus dem Arbeitsauftrag als separate Textzeilen im Rechnungsentwurf.

1

Öffnen Sie die VISMA eAccounting-Einstellungen

Gehen Sie zu Einstellungen → Allgemein → Software-Integrationen.

Öffnen Sie VISMA eAccounting.

2

Kontaktexport bei Bedarf aktivieren

Aktivieren Export im Bereich Kontakte.

Standard festlegen Zahlungsziel.

3

Materialexport bei Bedarf aktivieren

Aktivieren Export im Bereich Material.

Standard festlegen Einheit.

Standard hinzufügen Verkaufskategorie wenn Sie einen verwenden.

4

Wählen Sie den Exporttyp für Arbeitsaufträge

Aktivieren Export in Verkaufsaufträge oder Rechnung.

Sie können beide aktivieren, wenn Ihr Workflow beides benötigt.

5

Export-Status festlegen

Wählen Sie aus, welcher Arbeitsauftrags status für Material und Stunden verwendet werden soll.

Wählen Sie bei Bedarf separate Status für nur Material oder nur Stunden.

6

Füllen Sie die zusätzlichen Exportoptionen aus

Festlegen Ihre Referenz und Unsere Referenz wenn Sie sie verwenden.

Wählen Sie die Stundenrundung.

Entscheiden Sie, ob das PDF des Arbeitsauftrags exportiert werden soll.

7

Einstellungen speichern

Klicken Sie auf Speichern.

Der ausgewählte Exportablauf ist dann aktiv.

8

Bei Bedarf einen manuellen Export ausführen

Klicken Sie auf Export auf der Einstellungsseite.

Dadurch werden alle berechtigten Arbeitsaufträge sofort exportiert.

Wichtig zu wissen

• Der Export als Verkaufsauftrag und der Rechnungsexport können beide aktiviert werden.
• Verwenden Sie unterschiedliche Arbeitsauftrags status, wenn Sie separate Exportabläufe wünschen.
• Ein fehlender Kunde kann den Export blockieren, wenn der Kontaktexport deaktiviert ist.
• Fehlendes Material kann den Export blockieren, wenn der Materialexport deaktiviert ist.
• Der Rechnungsexport erstellt einen Rechnungsentwurf in VISMA eAccounting.

Häufig gestellte Fragen

Was ist der Unterschied zwischen dem Export als Verkaufsauftrag und dem Rechnungsexport?

Ein Verkaufsauftrag bleibt im Auftragsablauf innerhalb von VISMA eAccounting.

Ein Rechnungsexport erstellt einen Rechnungsentwurf zur Prüfung und endgültigen Freigabe.

Verwenden Sie die Option, die zu Ihrem Abrechnungsprozess passt.

Was passiert, wenn der Kunde auf dem Arbeitsauftrag in VISMA eAccounting nicht vorhanden ist?

Der Export kann fehlschlagen.

Aktivieren Sie den Kontaktexport, wenn OutSmart den Kunden zuerst erstellen soll.

Was passiert, wenn ein Material auf dem Arbeitsauftrag in VISMA eAccounting nicht vorhanden ist?

Der Export kann fehlschlagen.

Aktivieren Sie den Materialexport, wenn OutSmart den Artikel zuerst erstellen soll.

Kann ich den Export als Verkaufsauftrag und den Rechnungsexport gleichzeitig verwenden?

Ja.

Verwenden Sie unterschiedliche Arbeitsauftrags status, um zu entscheiden, welche Arbeitsaufträge in welchen Exporttyp gehen.

Was bewirkt Materialnotizen als Textzeile exportieren?

Es fügt die Notiz aus einer Materialzeile als separate Textzeile zum Rechnungsentwurf hinzu.

Das hilft, wenn der Kunde zusätzliche Details oder Installationsnotizen sehen soll.

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