VISMA.net-Exporte konfigurieren

Wähle, wie OutSmart abgeschlossene Arbeitsaufträge als Verkaufsaufträge oder Verkaufsrechnungen an VISMA.net exportiert.

Verwenden Sie die Exporteinstellungen, um festzulegen, wie OutSmart abgeschlossene Arbeitsaufträge an VISMA.net sendet.

Der Export läuft automatisch in regelmäßigen Abständen.

Sie können ihn auch manuell starten.

Haupteinstellungen für den Export

Arbeitsauftrags status-Filter

Wählen Sie aus, welcher Arbeitsauftrags status einen Arbeitsauftrag für den Export freigibt.

Standardmäßig ist Abgeschlossen.

Wenn Sie wählen Keine, wird kein automatischer Export ausgeführt.

Exportformat

Wählen Sie, ob OutSmart den Arbeitsauftrag als einen Verkaufsauftrag oder als eine Rechnung.

Verkaufsauftrag

Verwendung Verkaufsauftrag exportiert, wenn das Dokument in VISMA.net offen bleiben soll.

Sie können den Auftragstyp und das Standardlager auswählen.

Das Standardlager wird verwendet, wenn eine Arbeitsauftragszeile kein Lager hat.

Verkaufsrechnung

Verwendung Verkaufsrechnung exportiert, wenn das Dokument direkt abgerechnet werden soll.

Sie können die Anzahl der Tage festlegen, bis die Rechnung abläuft.

Neues Material

Aktivieren Sie dies, wenn fehlendes Material beim Export in VISMA.net erstellt werden soll.

Wählen Sie dann den Artikeltyp für das neue Material.

Wenn dies deaktiviert ist, kann fehlendes Material den Export blockieren.

Neuer Kontakt

Aktivieren Sie dies, wenn fehlende Kunden beim Export in VISMA.net erstellt werden sollen.

Wenn dies deaktiviert ist, können fehlende Kunden den Export blockieren.

Unterkonten

Verwenden Sie Unterkonten, wenn Ihr VISMA.net-Setup eine Kontierung pro Zeile benötigt.

Sie können die Projektnummer des Arbeitsauftrags einem Unterkontensegment zuordnen.

Sie können anderen Segmenten auch feste Standardwerte zuweisen.

Niederlassungen

Verwenden Sie Niederlassungen, wenn Arbeitsaufträge in eine bestimmte VISMA.net-Niederlassung exportiert werden sollen.

Wenn aktiviert, importiert OutSmart Niederlassungscodes als Arbeitsauftrags status.

Die Niederlassung auf dem Arbeitsauftrag entscheidet, wohin der Export geht.

Zusätzliche Informationen

Sie können bis zu acht zusätzliche Felder mit dem Export mitsenden.

Jedes Feld verwendet einen Feldcode und einen Wert.

Der Wert unterstützt Tags aus dem Arbeitsauftrag.

Stundenrundung

Sie können die geleisteten Stunden runden auf:

5 Minuten
15 Minuten
30 Minuten

Wählen Sie Keine Rundung um die exakt erfasste Zeit zu verwenden.

Öffnen Sie die VISMA.net-Einstellungen

Gehen Sie zu Einstellungen → Allgemein → Software-Integrationen.

Öffnen Sie VISMA.net.

Wählen Sie den Exportfilter

Wählen Sie den Arbeitsauftrags status aus, der den Export auslösen soll.

Verwendung Keine wenn Sie nur manuelle Exporte möchten.

Wählen Sie das Exportformat

Wählen Sie Verkaufsauftrag oder Verkaufsrechnung.

Dann füllen Sie die Einstellungen für dieses Format aus.

Prüfen Sie die erweiterten Optionen

Aktivieren Neues Material oder Neuer Kontakt falls erforderlich.

Prüfen Sie dann Unterkonten, Niederlassungen, zusätzliche Informationen und die Rundung der Stunden.

Einstellungen speichern

Klicken Sie auf Speichern.

Der ausgewählte Exportablauf ist dann aktiv.

Bei Bedarf Export ausführen

Klicken Sie auf Arbeitsaufträge exportieren um alle geeigneten Arbeitsaufträge sofort zu exportieren.

Wichtig zu wissen

Ein fehlender Kunde kann den Export blockieren, wenn Neuer Kontakt es deaktiviert ist.
Fehlendes Material kann den Export blockieren, wenn Neues Material es deaktiviert ist.
Der Arbeitsauftrag muss die ausgewählten Exportbedingungen erfüllen.
Wenn keine Niederlassungen verwendet werden, muss auch der Arbeitsstatus Zu Visma.

Häufig gestellte Fragen

Wie markiere ich einen Arbeitsauftrag für den Export?

Setzen Sie den Arbeitsauftrags status auf Abgeschlossen wenn das Ihr Exportauslöser ist.

Wenn Sie keine Niederlassungen verwenden, muss auch der Arbeitsstatus Zu Visma.

Die Integration übernimmt ihn dann automatisch, oder Sie können ihn manuell exportieren.

Was ist der Unterschied zwischen einem Verkaufsauftrag und einer Rechnung?

Ein Verkaufsauftrag bleibt in VISMA.net offen.

Eine Rechnung ist ein Abrechnungsdokument.

Wählen Sie das Format, das zu Ihrem Rechnungsablauf passt.

Was passiert, wenn ein Material in VISMA.net nicht vorhanden ist?

Der Export kann fehlschlagen.

Aktivieren Neues Material ob OutSmart das fehlende Material zuerst erstellen soll.

Wofür werden Unterkonten verwendet?

Sie unterstützen die Kontierung in VISMA.net.

Verwenden Sie sie, wenn Rechnungs- oder Auftragszeilen eine zusätzliche Kontierung für Kostenstellen, Projekte oder andere Segmente benötigen.

Wofür sind Niederlassungen da?

Sie ermöglichen es Ihnen, einen Arbeitsauftrag an eine bestimmte VISMA.net-Niederlassung zu leiten.

Die Niederlassung auf dem Arbeitsauftrag wird dann beim Export verwendet.