> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://knowledge.out-smart.com/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://knowledge.out-smart.com/outsmart-knowledge-base/outsmart-knowledge-base-de/mobile-app/ios-outsmart-app/allgemeine-funktionen/arbeitsauftrag-unterzeichnen-und-senden.md). # Arbeitsauftrag unterzeichnen und senden Sammle eine Unterschrift, wähle Empfänger aus und sende einen Arbeitsauftrag, sobald er Abgeschlossen ist. ## Arbeitsauftrag unterschreiben und senden ### Arbeitsauftrag unterschreiben und senden Wenn der Arbeitsauftrag bearbeitet ist, erfassen Sie eine Unterschrift und senden Sie den Arbeitsauftrag. Der abgeschlossene Arbeitsauftrag wird an Backoffice gesendet. #### Arbeitsauftrag unterschreiben {% stepper %} {% step %} #### Prüf- oder Unterschriftschritt öffnen Öffnen Sie die Zusammenfassung der Arbeitsauftragsprüfung. Öffnen Sie bei einem Workflow den Unterschriftschritt. {% endstep %} {% step %} #### Geben Sie ein, wer unterschreibt Geben Sie den Namen der unterzeichnenden Person ein, wenn Ihr Unternehmen dies verlangt. {% endstep %} {% step %} #### Unterschrift erfassen Bitten Sie den Kunden, auf dem Bildschirm zu unterschreiben. Eine leere Kritzelei zählt nicht als Unterschrift. {% endstep %} {% step %} #### Auftragsstatus festlegen Geben Sie an, ob der Auftrag abgeschlossen ist. {% endstep %} {% endstepper %} #### Empfänger auswählen Sie können den Arbeitsauftrag per E-Mail an folgende Empfänger senden: * **Kunde**, **Unternehmen**, oder **Kundenrechnung**. * **Mich selbst**. * Hinzugefügte E-Mail-Adressen, sofern erlaubt. #### Eine Kopie an ein Postfach senden Eine feste Kopie, etwa ein Schnittstellen-Postfach, wird in der E-Mail-Vorlage für abgeschlossene Arbeitsaufträge festgelegt. Wenn Sie es dort hinzufügen, ändert das nichts an den Empfängern, die Sie auf dem Gerät auswählen. {% stepper %} {% step %} #### E-Mail-Vorlagen öffnen Gehen Sie zu **Einstellungen**, dann öffnen **E-Mail-Vorlagen**. {% endstep %} {% step %} #### Die Vorlage für abgeschlossene Arbeitsaufträge öffnen Öffnen **Vorlagenbenachrichtigung, wenn der Arbeitsauftrag abgeschlossen ist** für das PDF Layout, das dieser Arbeitsauftrag verwendet. Wenn dieses Layout keine Vorlage für abgeschlossene Arbeitsaufträge hat, wird die Vorlage für das als PDF gespeicherte PDF Layout verwendet. Eine Kopie auf einem anderen E-Mail-Typ, etwa einer Terminänderungs- oder Stornierungsvorlage, wird für diesen Versand nicht verwendet. {% endstep %} {% step %} #### Postfach hinzufügen Adresse hinzufügen unter **E-Mails**, **CC**, oder **BCC**. Geben Sie die Adresse ein oder wählen Sie **Unternehmen - Arbeitsauftrags-E-Mail** oder **Unternehmen - Rechnungs-E-Mail**. {% endstep %} {% endstepper %} Diese Adressen werden hinzugefügt, wenn die Abschluss-E-Mail gesendet wird. **Kunde**, **Unternehmen**, **Kundenrechnung**, **Mich selbst**und eine Adresse, die Sie auf dem Gerät hinzufügen, bleiben so, wie Sie sie ausgewählt haben. Zwei Einstellungen unter **App-Einstellungen** können eine Kundenadresse auslassen. Sie entfernen keine Kopie auf der Vorlage: * **Keine E-Mail an den Kunden senden, wenn der Arbeitsauftrag abgeschlossen ist** * **Keine E-Mail an den Rechnungskunden senden, wenn der Arbeitsauftrag abgeschlossen ist** #### Wann die Kopie gesendet wird Die Kopie wird mit der Abschluss-E-Mail versendet: * Wenn Sie unterschreiben und senden und der Arbeitsauftrag abgeschlossen ist. * Wenn jemand den Arbeitsauftrag erneut sendet über **Mail** im Backoffice am Arbeitsauftrag. Dieser Versand verwendet **Unternehmens-E-Mail** und **Kunden-E-Mail** auf diesem Bildschirm sowie **E-Mails**, **CC**, und **BCC** in der Vorlage für abgeschlossene Arbeitsaufträge. Es wiederholt nicht jede Adresse, die auf dem Gerät ausgewählt wurde. Das Speichern von Änderungen an einem abgeschlossenen Arbeitsauftrag sendet keine weitere Kopie. Die App sendet die Abschluss-E-Mail für einen Arbeitsauftrag, der bereits abgeschlossen, verarbeitet, archiviert oder gelöscht ist, nicht erneut. Andere Arbeitsauftrags-E-Mails verwenden ihre eigenen Vorlagen. Eine Kopie auf der Vorlage für abgeschlossene Arbeitsaufträge ist nicht enthalten, wenn ein Arbeitsauftrag zugewiesen, bearbeitet, sein Datum geändert, daran erinnert oder storniert wird oder wenn sich sein Auftragsstatus ändert. #### Wenn die Kopie weggelassen wird * **Abschluss-E-Mail für Arbeitsauftrag deaktivieren** ist für dieses PDF Layout aktiviert. Öffnen Sie **PDF Einstellungen**, dann **Datei- und E-Mail-Anhang**. Es wird keine Abschluss-E-Mail gesendet, also wird auch die Kopie nicht gesendet. * Es gibt keine Vorlage für abgeschlossene Arbeitsaufträge für das PDF Layout dieses Arbeitsauftrags und auch keine für das als PDF gespeicherte PDF Layout. Die gesendete Nachricht enthält dann nicht die Kopienliste der Vorlage. * Die Adresse ist keine gültige E-Mail-Adresse oder sie ist bereits in der Nachricht enthalten. Jede Adresse wird nur einmal eingefügt. * Die Nachricht hat bereits 20 Adressen über die ausgewählten Empfänger und die Vorlage hinweg **E-Mails**, **CC**, und **BCC**. Weitere Adressen werden weggelassen. Wenn Sie jedes Mal ein Signal möchten, wenn ein Arbeitsauftrag abgeschlossen wird, auch wenn die Abschluss-E-Mail deaktiviert ist, verwenden Sie eine Automatisierung. Der Auslöser ist **Arbeitsauftrag abgeschlossen**. Die Aktion kann sein **E-Mail oder SMS senden** oder **Webhook auslösen**. Siehe [Referenz zu Auslösern und Aktionen der Automatisierung](/outsmart-knowledge-base/outsmart-knowledge-base-de/marktplatz-pakete-und-power-ups/power-ups/unbegrenzte-automatisierungen/referenz-zu-triggern-und-aktionen-der-automatisierung.md). Diese Automatisierung wird ausgeführt, wenn der Arbeitsauftrag abgeschlossen ist. Sie wird nicht erneut ausgeführt, wenn der Arbeitsauftrag danach nur bearbeitet wird oder wenn **Mail** die Abschluss-E-Mail erneut sendet. #### Arbeitsauftrag senden {% stepper %} {% step %} #### Auf Senden tippen Tippen Sie auf **Senden** in der Prüfzusammenfassung. {% endstep %} {% step %} #### Prüfungen bestehen Die App prüft Arbeitsstatus, Ressourcenarten, Auftragsstatus und Unterschrift. Eine Meldung weist auf alles hin, was fehlt. {% endstep %} {% step %} #### Senden bestätigen Senden bestätigen. Wenn Sie offline sind, wird der Arbeitsauftrag gesendet, sobald Sie wieder verbunden sind. {% endstep %} {% endstepper %} #### Beachten Sie * Gesendete Arbeitsaufträge können nicht mehr bearbeitet werden. * Fehlende optionale Unterschriften lösen vor dem Senden eine Warnung aus. * Die Empfängeroptionen hängen von den Unternehmenseinstellungen ab. --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question. Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters: ``` GET https://knowledge.out-smart.com/outsmart-knowledge-base/outsmart-knowledge-base-de/mobile-app/ios-outsmart-app/allgemeine-funktionen/arbeitsauftrag-unterzeichnen-und-senden.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. 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