Perfectview-exports configureren

Kies wat OutSmart naar Perfectview exporteert wanneer Werkbonnen wijzigen of worden voltooid.

Gebruik de exportinstellingen om te bepalen hoe OutSmart gegevens terugstuurt naar Perfectview.

De meest voorkomende flow exporteert voltooide Werkbonnen naar de gekoppelde activiteit in Perfectview.

Beschikbare exportopties

Activiteit aanmaken

Maak een nieuwe activiteit aan in Perfectview wanneer een Werkbon in OutSmart nog geen gekoppelde Perfectview-activiteit heeft.

U kunt kiezen of dit een Taak, Project, verkoopkans of supportticket wordt.

U kunt die keuze baseren op de Werkbonstatus.

U kunt de activiteit ook naar een wachtrij doorsturen.

Conceptfactuur

Maak een conceptfactuur aan in Perfectview wanneer een Werkbon de geselecteerde Status bereikt.

U kunt kiezen of factuurregels prijzen gebruiken uit OutSmart of Perfectview.

U kunt een standaard productgroep instellen voor ontbrekende producten.

U kunt kiezen welke activiteitstypen gefactureerd moeten worden.

U kunt kiezen of uren per uur, per half uur, per kwartier of per minuut worden berekend.

U kunt uren naar boven afronden op de dichtstbijzijnde 5, 15 of 30 minuten.

U kunt de conceptfactuur toewijzen aan een specifieke Perfectview-gebruiker.

U kunt deze ook toewijzen aan de Medewerker die het werk heeft uitgevoerd.

Werkbon-PDF exporteren

Voeg de PDF van de voltooide Werkbon toe aan de activiteit in Perfectview.

U kunt kiezen welke Status deze export moet activeren.

Formulier-PDF's exporteren

Voeg voltooide Formulier-PDF's toe aan de activiteit in Perfectview.

U kunt kiezen welke Status deze export moet activeren.

Activiteit als voltooid markeren

Markeer de gekoppelde Perfectview-activiteit als voltooid wanneer de Werkbon in OutSmart is voltooid.

Voor Projecten kunt u ook kiezen welke projectfase moet worden ingesteld.

1

Open de Perfectview-instellingen

Ga naar Instellingen → Algemeen → Software-integraties.

Open Perfectview.

2

Kies de exportopties

In Exportinstellingen, schakel de acties in die u wilt gebruiken.

3

Vul de exportvelden in

Kies de triggerstatussen, activiteitstypen, prijsbron, afrondingsregels, Opdracht en andere opties die bij uw flow passen.

4

Sla de instellingen op

Klik op Opslaan.

De geselecteerde exportstroom is dan actief.

5

Voer indien nodig een export uit

Gebruik Exporteer werkbonnen om alle geschikte werkbonnen direct te verzenden.

Deze knop gebruikt het klembordpictogram rechtsonder op de pagina Instellingen.

Belangrijk om te weten

• Export terug naar Perfectview vereist de oorspronkelijke externe referentie.
• Geïmporteerde activiteiten behouden die referentie automatisch.
• Ontbrekende producten kunnen worden aangemaakt in de standaardproductgroep.
• Het logboek toont welke export is mislukt en waarom.

Veelgestelde vragen

Wat is het externe nummer van de Werkbon?

Dit is de oorspronkelijke Perfectview-ID die op de Werkbon in OutSmart is opgeslagen.

OutSmart gebruikt dit om de juiste activiteit in Perfectview te vinden.

Wat gebeurt er als een Materiaal niet bestaat in Perfectview?

OutSmart kan het ontbrekende product aanmaken tijdens de export van de Factuur.

Stel eerst een standaard productgroep in.

Kan ik Perfectview-prijzen gebruiken in plaats van OutSmart-prijzen?

Ja.

Kies Perfectview als prijsbron in de Instellingen voor conceptfactuur.

Wat doet 'Activiteit als voltooid markeren'?

Wanneer deze optie is ingeschakeld en een Werkbon in OutSmart is voltooid, wordt de gekoppelde activiteit in Perfectview automatisch op voltooid gezet.

Voor Projecten kunt u ook kiezen welke projectfase op dat moment moet worden ingesteld.

Wat gebeurt er als de export mislukt?

Het logboek toont de foutdetails.

Er wordt ook een Notitie toegevoegd aan de Werkbon in OutSmart.

Veelvoorkomende oorzaken zijn een ontbrekend extern nummer van de Werkbon of een Klant die niet uit Perfectview is geïmporteerd.

Gerelateerde onderwerpen

• Perfectview
• Perfectview instellen
• Perfectview-imports configureren