Perfectview-imports configureren

Kies welke gegevens OutSmart uit Perfectview importeert en hoe elke import zich gedraagt.

Gebruik de importinstellingen om te kiezen welke gegevens OutSmart uit Perfectview ophaalt.

U kunt ook per categorie een handmatige import starten.

De import wordt ook automatisch op regelmatige intervallen op de achtergrond uitgevoerd.

Beschikbare importopties

Relaties

Importeer klanten van Perfectview naar OutSmart.

U kunt ook contactpersonen importeren.

U kunt het debiteurnummer als klantcode gebruiken.

U kunt ook een apart e-mailadres voor werkbonnen per klant importeren.

Materialen

Importeer producten uit Perfectview in materialen in OutSmart.

U kunt de import beperken tot geselecteerde productgroepen.

U kunt ook diensten als materialen meenemen.

Uursoorten

Importeer diensten uit Perfectview in uursoorten.

U kunt de import beperken tot geselecteerde productgroepen.

Taken

Importeer Perfectview-taken als werkbonnen.

U kunt de import beperken tot geselecteerde taaktypes.

Projecten

Importeer Perfectview-projecten als werkbonnen.

U kunt filteren op projectfase en projecttype.

U kunt kiezen of notities in de werkomschrijving, memo of het opmerkingenveld moeten worden geplaatst.

U kunt het adres van de contactpersoon als werkadres gebruiken.

U kunt bijlagen importeren.

U kunt ook projecttypen importeren als Type werkzaamheden.

Verkoopkansen

Importeer verkoopkansen als werkbonnen.

U kunt filteren op actie, categorie en fase.

U kunt bepalen welke fase wordt ingesteld wanneer de werkbon is ingepland, opnieuw moet worden ingepland of voltooid is.

U kunt kiezen of notities in de werkomschrijving, memo of het opmerkingenveld moeten worden geplaatst.

U kunt bijlagen en productregels importeren.

U kunt ook het actieveld als type werkzaamheden gebruiken.

Supporttickets

Importeer supporttickets als werkbonnen.

U kunt filteren op categorie.

U kunt ook kiezen waar notities moeten worden geplaatst en of bijlagen moeten worden geïmporteerd.

Medewerkers

Importeer medewerkers van Perfectview naar OutSmart.

Synchronisatiedatum

Stel een synchronisatiedatum in om de import te beperken.

Alleen gegevens die vanaf die datum zijn aangemaakt of gewijzigd, worden geïmporteerd.

Dit is handig tijdens de eerste inrichting.

1

Open de Instellingen van Perfectview

Ga naar Instellingen → Algemeen → Software Integraties.

Open Perfectview.

2

Stel de synchronisatiedatum in

Kies de datum vanaf wanneer OutSmart gegevens moet importeren.

3

Kies de importopties

In Importinstellingen, schakel de gegevens in die u wilt importeren.

Elke categorie kan afzonderlijk worden ingeschakeld.

4

Filters en subinstellingen toevoegen

Kies de productgroepen, fasen, categorieën, notitieplaatsing en andere opties die bij uw proces passen.

5

Sla de Instellingen op

Klik op Opslaan.

De geselecteerde imports worden daarna automatisch uitgevoerd.

6

Voer indien nodig een handmatige import uit

Klik op Synchroniseren voor een volledige import.

Of gebruik het pijl-icoon naast een afzonderlijke categorie.

Hoe matching werkt

• Bestaande klanten worden bijgewerkt wanneer de klantcode al bestaat.
• Nieuwe Klanten worden aangemaakt wanneer er geen overeenkomst wordt gevonden.
• Filters helpen om producten, taken, projecten en tickets te beperken tot de gegevens die u nodig hebt.

Veelgestelde vragen

Kan ik alleen specifieke productgroepen importeren?

Ja.

Gebruik het productgroepfilter voor materialen en Uursoorten.

Hoe vaak wordt de import automatisch uitgevoerd?

De import wordt automatisch op regelmatige intervallen op de achtergrond uitgevoerd.

U kunt ook op elk moment een handmatige import starten met Synchroniseren of het pijl-icoon naast een afzonderlijke categorie.

Wat gebeurt er als een klant al bestaat in OutSmart?

Als er al een klant met dezelfde code bestaat, werkt OutSmart de bestaande gegevens bij in plaats van een duplicaat te maken.

Wat betekent debiteurnummers gebruiken?

OutSmart gebruikt normaal gesproken het relatienummer uit Perfectview als klantcode.

Wanneer u deze optie inschakelt, gebruikt OutSmart in plaats daarvan het debiteurnummer.

Zorg eerst dat elke relatie een debiteurnummer heeft.

Wat betekent notitieplaatsing?

U kiest waar Perfectview-notities op de werkbon terechtkomen.

De notitie kan in de werkomschrijving, memo of het opmerkingenveld terechtkomen.

Gerelateerde onderwerpen

• Perfectview
• Wat is Perfectview?
• Perfectview instellen