Introductie tot Mail naar Werkbon

Begrijp wat Mail naar Werkbon doet, wanneer u het gebruikt en hoe de verwerkingsstroom werkt.

Mail naar Werkbon zet inkomende e-mails om in werkbonnen in OutSmart.

U gebruikt het om serviceaanvragen sneller te verwerken en handmatige invoer te verminderen.

Waar Mail to Werkbon u mee helpt

• inkomende e-mails automatisch omzetten in werkbonnen
• e-mails koppelen aan relaties, adressen of objecten
• standaardwerkbonvelden automatisch invullen
• gegevens uit de berichtinhoud extraheren
• een audittrail bijhouden via logs

Hoe het werkt

Mail to Werkbon verwerkt inkomende e-mails op basis van één of meer mailconfiguraties.

Elke configuratie bepaalt hoe een e-mail wordt gematcht en hoe de werkbon wordt aangemaakt.

Een configuratie kan het volgende bevatten:

• een matchregel voor afzender of onderwerp
• Klant-matchregels
• vaste waarden voor werkbonvelden
• regexregels voor het extraheren van gegevens uit het bericht

Verwerkingsmodi

Mail to Werkbon ondersteunt twee hoofdmanieren om e-mail te verwerken:

• Conversations-modus voor automatische verwerking van inkomende e-mail
• Werkbon Drop voor het handmatig plaatsen van .eml bestanden in de BackOffice

Wanneer gebruiken

Gebruik Mail to Werkbon wanneer:

• klanten hun verzoeken per e-mail sturen
• u werkbonnen sneller wilt verwerken
• u werkt met terugkerende e-mailpatronen
• u minder handmatig wilt kopiëren van e-mail naar OutSmart

Veelgestelde vragen

Kan één e-mail automatisch een werkbon aanmaken?

Ja.

Dat is het kerngebruik van Mail to Werkbon.

Hebt u voor elke afzender een aparte workflow nodig?

Nee.

U kunt meerdere configuraties maken en dezelfde configuratielogica hergebruiken waar nodig.

Kunt u e-mails nog handmatig verwerken?

Ja.

U kunt Werkbon Drop gebruiken voor handmatige tests of handmatige intake.

Gerelateerde onderwerpen

• Activeer Mail naar Werkbon
• Stel de Conversations-modus in
• Maak mailconfiguraties aan en beheer ze