Configurar exportações do Exact Online

Escolher como o OutSmart exporta ordens de trabalho, clientes, linhas, PDFs e definições de IVA para o Exact Online.

Utilizar as Configurações de exportação para definir como o OutSmart envia dados para o Exact Online.

O fluxo mais comum exporta as Ordens de trabalho concluídas como faturas ou encomendas de venda.

Formatos de exportação

Ordem de venda

Criar a Ordem de trabalho como uma encomenda de venda no Exact Online.

Fatura de venda

Criar a Ordem de trabalho como uma fatura de venda no Exact Online.

Fatura de venda direta

Criar a Ordem de trabalho como uma fatura final fatura de venda direta no Exact Online.

Apenas PDF

Carregar o PDF da Ordem de trabalho sem criar uma encomenda nem uma fatura.

Principais Configurações de exportação

Filtro de estado da ordem de trabalho

Escolher qual o Estado que torna uma Ordem de trabalho elegível para exportação.

Isto ajuda a impedir o envio de trabalho inacabado.

Origem do preço

Escolher se o Exact Online deve usar os preços de OutSmart ou de Exact Online.

Artigos de recurso

Definir um artigo universal e tipo de hora universal.

Servem como recurso de reserva quando falta um código correspondente.

Exportação de Clientes

Ativar Exportar Contactos se o OutSmart deve criar os Clientes em falta no Exact Online.

Arredondamento de horas

É possível arredondar as horas trabalhadas para 5, 15, ou 30 minutos.

Também é possível deixar as horas sem arredondamento.

Carregamento de PDF

Escolher se o PDF da Ordem de trabalho deve ser carregado.

Pode associá-lo ao contacto da fatura, ao contacto de entrega ou à própria encomenda criada.

Códigos de IVA

Definir os códigos de IVA para:

• clientes nacionais
• clientes da UE
• clientes fora da UE

Referência e descrição da encomenda

Utilizar etiquetas para compor o texto que o Exact Online deve receber.

Isto permite incluir valores como o número da Ordem de trabalho, o Cliente ou a data.

Combinar linhas da encomenda

Ativar esta opção para combinar artigos ou tipos de hora repetidos numa só linha.

1

Abrir as Configurações do Exact Online

Ir para Configurações → Geral → Integrações de software.

Abrir Exact Online.

2

Escolher o formato de exportação

Selecionar Ordem de venda, Fatura de venda, Fatura de venda direta, ou Apenas PDF.

3

Definir os filtros de exportação

Escolher o Estado da Ordem de trabalho que deve acionar a exportação.

De seguida, rever as restantes condições de exportação.

4

Preencher as opções de exportação

Definir a origem do preço, os artigos de recurso, os códigos de IVA, as opções de carregamento de PDF e os campos de texto.

5

Guardar as configurações

Clicar Guardar.

O fluxo de exportação selecionado fica então ativo.

6

Executar uma exportação, se necessário

Clicar Exportar para enviar imediatamente todas as Ordens de trabalho elegíveis.

Importante saber

• Um Cliente em falta pode bloquear a exportação quando Exportar Contactos está desativado.
• Os códigos de artigo em falta podem ser tratados com um artigo de recurso.
• As definições de IVA afetam a forma como o Exact Online cria a fatura final.

Perguntas frequentes

O que acontece quando um Cliente não existe no Exact Online?

A exportação pode falhar.

Ativar Exportar Contactos se o OutSmart deva criar automaticamente o Cliente.

O que é um Artigo universal ou Tipo de hora?

É um artigo de recurso no Exact Online.

O OutSmart utiliza-o quando falta um código correspondente de Artigo ou Tipo de hora.

O que faz a combinação de linhas da encomenda?

Combina linhas repetidas do mesmo Artigo ou Tipo de hora numa única linha exportada.

É possível alterar o texto da referência no Exact Online?

Sim.

Utilizar os campos de referência e descrição com etiquetas.

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