Configurar exportações do Jortt

Exportar ordens de trabalho concluídas para o Jortt como faturas de rascunho e exportar novos clientes.

Configurar exportações do Jortt

Introdução

A exportação do Jortt envia as suas Ordens de trabalho concluídas para o Jortt como Faturas provisórias. Também pode criar Clientes novos no Jortt quando uma Ordem de trabalho precisa de um.

Explicação detalhada

O OutSmart recolhe Ordens de trabalho que estão concluídas e têm o Estado da ordem de trabalho para faturação que foi escolhido. Por predefinição, este é o Estado 1 – Naar Jortt, mas pode ser escolhido um Estado diferente.

Para cada Ordem de trabalho, o OutSmart cria uma Fatura provisória:

• os materiais tornam-se linhas de Fatura
• as horas tornam-se linhas de Fatura, com preço definido pelo Tipo de hora do OutSmart
• todas as linhas usam IVA de 21%

É possível configurar:

• Estado da ordem de trabalho para faturação — o Estado que assinala uma Ordem de trabalho pronta a faturar
• Prazo de pagamento predefinido — de 1 a 90 dias, usado quando o Cliente não tem prazo definido
• Arredondar horas — nenhum, 5, 15 ou 30 minutos
• Campo de referência da Fatura, observação acima das linhas, e observação abaixo das linhas — campos de texto livre que suportam tags

Se o Cliente de uma Ordem de trabalho ainda não existir no Jortt, ativar Exportar Contactos para que o OutSmart crie primeiro o Cliente. Sem isso, a Ordem de trabalho não pode ser faturada.

Após uma exportação bem-sucedida, a Ordem de trabalho é definida como Tratada (concluída). Se a exportação falhar, a Ordem de trabalho recebe o Estado 99 – Erro e é ignorada nas sincronizações futuras até ser corrigida e o Estado reposto manualmente.

Guia passo a passo

1

Abrir as Configurações do Jortt

Ir para Configurações → Geral → Integrações de software e abrir Jortt.

2

Ativar a exportação de Faturas

Assinalar Fatura nas Configurações de exportação.

3

Escolher o Estado de faturação e as opções

Selecionar o Estado da ordem de trabalho que assinala uma Ordem de trabalho pronta a faturar.

Definir o prazo de pagamento predefinido, o arredondamento das horas e qualquer texto de referência ou observação.

4

Ativar a exportação de Contactos, se necessário

Assinalar Exportar Contactos para que o OutSmart possa criar o Cliente em falta no Jortt.

5

Guardar e sincronizar

Clicar Guardar, e depois executar uma sincronização para enviar as Ordens de trabalho elegíveis.

Perguntas frequentes

Que Ordens de trabalho são exportadas?

Ordens de trabalho que estão concluídas e têm o Estado da ordem de trabalho para faturação definido (por predefinição, o Estado 1 – Naar Jortt).

As Faturas são enviadas automaticamente ao Cliente?

Não.

O OutSmart cria uma Fatura provisória no Jortt. Depois, é revista e enviada a partir do Jortt.

Porque é que uma Ordem de trabalho ficou com o Estado 99?

A exportação falhou para essa Ordem de trabalho.

Abrir o registo para ver o motivo, corrigi-lo e depois repor o Estado da ordem de trabalho para que volte a ser processada.

Os materiais na Fatura tornam-se produtos no Jortt?

Não.

Os materiais aparecem como linhas de Fatura, mas não são criados como materiais no Jortt.

Referências

• Jortt
• Configurar importações do Jortt
• Resolver problemas no Jortt