Configurar exportações do Perfectview

Escolher o que o OutSmart exporta para o Perfectview quando as ordens de trabalho mudam ou são concluídas.

Utilize as definições de exportação para decidir como o OutSmart envia os dados de volta para o Perfectview.

O fluxo mais comum exporta as ordens de trabalho concluídas para a atividade do Perfectview associada.

Opções de exportação disponíveis

Criar atividade

Criar uma nova atividade no Perfectview quando uma ordem de trabalho no OutSmart ainda não tiver uma atividade do Perfectview associada.

É possível escolher se isso se torna uma tarefa, projeto, oportunidade de vendas ou pedido de suporte.

É possível basear essa escolha no estado da ordem de trabalho.

Também é possível encaminhar a atividade para uma fila.

Rascunho de fatura

Criar um rascunho de fatura no Perfectview quando uma ordem de trabalho atinge o estado selecionado.

É possível escolher se as linhas na fatura usam preços de OutSmart ou Perfectview.

É possível definir um grupo de produtos predefinido para os produtos em falta.

É possível escolher que tipos de atividade devem ser faturados.

É possível escolher se as horas são calculadas por hora, por meia hora, por quarto de hora ou por minuto.

É possível arredondar as horas para cima para os 5, 15 ou 30 minutos mais próximos.

É possível atribuir o rascunho de fatura a um utilizador específico do Perfectview.

Também é possível atribuí-lo ao funcionário que realizou o trabalho.

Exportar PDF da Ordem de trabalho

Anexar o PDF da ordem de trabalho concluída à atividade no Perfectview.

É possível escolher que estado deve acionar esta exportação.

Exportar ficheiros PDF do formulário

Anexar PDFs de formulários concluídos à atividade no Perfectview.

É possível escolher que estado deve acionar esta exportação.

Marcar atividade como concluída

Marcar a atividade do Perfectview associada como concluída quando a ordem de trabalho é concluída no OutSmart.

Nos projetos, também é possível escolher que fase do projeto deve ser definida.

1

Abrir as Definições do Perfectview

Ir para Definições → Geral → Integrações de software.

Abrir Perfectview.

2

Escolher as opções de exportação

Em Definições de exportação, ativar as ações que pretende usar.

3

Preencher os campos de exportação

Escolher os estados de acionamento, os tipos de atividade, a origem do preço, as regras de arredondamento, o serviço e outras opções que se adequem ao fluxo.

4

Guardar as Definições

Clicar em Guardar.

O fluxo de exportação selecionado fica então ativo.

5

Executar uma exportação se necessário

Usar Exportar Ordens de trabalho para enviar de imediato todas as Ordens de trabalho elegíveis.

Este botão usa o ícone da área de transferência no canto inferior direito da página de definições.

Importante saber

• A exportação de volta para o Perfectview necessita da referência externa original.
• As atividades importadas mantêm essa referência automaticamente.
• Os produtos em falta podem ser criados no grupo de produtos predefinido.
• O registo mostra qual exportação falhou e porquê.

Perguntas frequentes

Qual é o número externo da ordem de trabalho?

Este é o ID original do Perfectview armazenado na ordem de trabalho do OutSmart.

O OutSmart usa-o para encontrar a atividade correta no Perfectview.

O que acontece se um recurso não existir no Perfectview?

O OutSmart pode criar o produto em falta durante a exportação da fatura.

Definir primeiro um grupo de produtos predefinido.

É possível usar os preços do Perfectview em vez dos preços do OutSmart?

Sim.

Escolher Perfectview como origem do preço nas definições do rascunho de fatura.

O que faz marcar a atividade como concluída?

Quando esta opção está ativada e uma ordem de trabalho é concluída no OutSmart, a atividade do Perfectview associada é marcada como concluída automaticamente.

Nos projetos, também é possível escolher que fase do projeto deve ser definida nesse momento.

O que acontece se a exportação falhar?

O registo mostra os detalhes da avaria.

Também é adicionada uma nota à ordem de trabalho no OutSmart.

As causas comuns são a falta do número externo da ordem de trabalho ou de um cliente que não foi importado do Perfectview.

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