Configurar exportações do Silvasoft

Escolher como o OutSmart exporta ordens de trabalho concluídas para o Silvasoft como faturas.

As Configurações de exportação permitem decidir como o OutSmart envia as Ordens de trabalho concluídas para o Silvasoft.

Cada exportação bem-sucedida cria uma Fatura no Silvasoft.

A Fatura inclui os detalhes do Cliente, os Artigos utilizados e as horas trabalhadas da Ordem de trabalho.

Quais as Ordens de trabalho a exportar

O OutSmart exporta Ordens de trabalho quando ambas as condições se verificam:

• o estado da ordem de trabalho é Concluída
• o Estado do trabalho é Fatura para o Silvasoft

Por predefinição, Fatura para o Silvasoft é o Estado da ordem de trabalho 1.

É possível definir um Estado alternativo da ordem de trabalho se se pretender que outro Estado desencadeie a exportação.

Principais Configurações de exportação

Fatura

Ativar Fatura para ativar a exportação da Fatura.

PDF da Ordem de trabalho como Anexo

Ativar PDF da Ordem de trabalho como Anexo para anexar o PDF da Ordem de trabalho à Fatura do Silvasoft.

Estado da ordem — concluído

Se também importar ordens do Silvasoft, é possível preencher Estado da ordem — concluído.

Após uma exportação bem-sucedida, o OutSmart atualiza a ordem associada no Silvasoft para este Estado.

Percentagem de IVA predefinida

Esta é a taxa de IVA de recurso para Artigos e Tipos de hora exportados.

Por defeito, é 21%.

Os Artigos importados usam a percentagem de IVA já guardada no Silvasoft, quando disponível.

Criar Fatura como rascunho

Escolher se o OutSmart cria uma fatura provisória ou uma Fatura final no Silvasoft.

Por predefinição, é rascunho.

Campo de referência da Fatura

Utilizar este campo para definir o texto de referência da Fatura.

Suporta tags da Ordem de trabalho.

Campo de notas da Fatura

Utilizar este campo para definir comentários ou notas da Fatura.

Também suporta tags da Ordem de trabalho.

Materiais e tipos de hora

Utilizar os preços das linhas de Artigo

Por predefinição, são usados na Fatura os preços dos produtos do Silvasoft.

Ativar Utilizar os preços das linhas de Artigo para usar, em alternativa, o preço da linha da Ordem de trabalho do OutSmart.

Criar novos Contactos

Ativar Criar novos Contactos para criar os Clientes em falta no Silvasoft antes da exportação.

Criar novos Artigos

Ativar Criar novos Artigos para criar os Artigos em falta no Silvasoft.

Os novos Artigos são colocados na Outsmart Materiaal categoria.

Criar novos Tipos de hora

Ativar Criar novos Tipos de hora para criar os Tipos de hora em falta no Silvasoft.

Os novos Tipos de hora são colocados na Outsmart Uursoort categoria.

Arredondamento de horas

É possível arredondar as horas trabalhadas para cima antes da exportação.

Escolher uma destas opções:

• sem arredondamento
• arredondar para cima até 5 minutos
• arredondar para cima até 15 minutos
• arredondar para cima até 30 minutos

As horas são sempre arredondadas por excesso.

Nunca são arredondadas para baixo.

1

Abrir as Configurações do Silvasoft

Ir para Configurações → Geral → Integrações de software.

Abrir Silvasoft.

2

Ativar exportação de Faturas

Em Configurações de exportação, ativar Fatura.

3

Escolher as Configurações de exportação opcionais

Definir o Anexo em PDF, a atualização do Estado da ordem, o IVA, o Estado alternativo da ordem de trabalho e as opções de criação.

4

Escolher o comportamento de preços e horas

Definir Utilizar os preços das linhas de Artigo e Arredondamento de horas se necessário.

5

Escolher o formato da Fatura

Decidir se a Fatura deve ser uma rascunho ou Fatura final.

Depois preencher Campo de referência da Fatura e Campo de notas da Fatura se necessário.

6

Guardar as configurações

Clicar Guardar.

7

Executar uma exportação manualmente, se necessário

Clicar Exportar Ordens de trabalho para exportar imediatamente as Ordens de trabalho elegíveis.

Importante saber

• Clientes, Artigos ou Tipos de hora em falta podem bloquear a exportação.
• A criação automática só funciona quando a opção relacionada está ativada.
• A percentagem de IVA de recurso só é usada quando não é conhecido qualquer IVA.
• As tags permitem criar texto dinâmico da Fatura a partir dos dados da Ordem de trabalho.

Perguntas frequentes

O que acontece se o Cliente não existir no Silvasoft?

A exportação falha para essa Ordem de trabalho.

Ativar Criar novos Contactos ou criar primeiro o Cliente no Silvasoft.

O que acontece se um Artigo ou Tipo de hora não existir no Silvasoft?

A exportação falha para essa Ordem de trabalho.

Ativar Criar novos Artigos ou Criar novos Tipos de hora para os criar automaticamente.

Qual é a diferença entre uma Fatura em rascunho e uma Fatura final?

Uma Fatura em rascunho ainda pode ser revista e alterada no Silvasoft.

Uma Fatura final é criada imediatamente como a Fatura definitiva.

É possível personalizar o texto da Fatura?

Sim.

Usar Campo de referência da Fatura e Campo de notas da Fatura com tags.

O que faz a opção Utilizar os preços das linhas de Artigo?

Usa o preço da linha da Ordem de trabalho do OutSmart.

Se a opção estiver desativada, o Silvasoft usa o preço do produto do respetivo registo.

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