Configurar exportações do Teamleader

Escolher como o OutSmart exporta Ordens de trabalho concluídas para o Teamleader como Faturas em Rascunho.

Utilizam-se as definições de exportação para decidir como o OutSmart envia as ordens de trabalho concluídas para o Teamleader.

O OutSmart exporta-as como Faturas em Rascunho.

Que ordens de trabalho são exportadas

Uma ordem de trabalho só é exportada quando ambas as condições se verificam:

• o Estado adicional da Ordem de trabalho é Concluído
• o estado adicional é Ir para o Teamleader com o Código de Estado 1

Ordens de trabalho com Não exportar para o Teamleader com o Código de Estado 0 são ignoradas.

Se uma exportação falhar, o OutSmart define o estado de trabalho como Avaria com o Código de Estado 99.

Se a exportação for bem-sucedida, o OutSmart define o Estado adicional como Processado.

Definições facturação

Rascunho de fatura

Ativar Rascunho de fatura para permitir a exportação de faturas.

Esta é a principal opção de exportação.

Departamento

Selecionar o Teamleader Departamento que deverá ficar associado à fatura em rascunho.

Este campo é obrigatório.

O OutSmart carrega os departamentos disponíveis da conta Teamleader.

Taxa de IVA

Selecionar a taxa de IVA predefinida Taxa de IVA para as Linhas na fatura.

As taxas disponíveis dependem do departamento selecionado.

O OutSmart carrega estas taxas do Teamleader.

Este campo é obrigatório.

Prazo de pagamento

Selecionar a taxa de IVA predefinida Prazo de pagamento.

Se o cliente já tiver um prazo de pagamento no Teamleader, o Teamleader utiliza esse valor em vez disso.

Este campo é obrigatório.

Exportar Clientes

Ativar Exportar Clientes se o OutSmart deve criar um cliente em falta no Teamleader antes da exportação da fatura.

Se esta opção estiver desativada, a exportação falha quando o cliente não é encontrado no Teamleader.

O que a fatura em rascunho inclui

A fatura em rascunho pode incluir:

• artigos da ordem de trabalho, com quantidades e preços
• horas trabalhadas dos períodos de trabalho, com tipo de hora e duração
• a descrição da ordem de trabalho como nota da fatura

1

Abrir as Definições do Teamleader

Ir para Definições → Geral → Integrações de software.

Abrir Teamleader.

2

Ativar a exportação de faturas em rascunho

Em Definições de exportação, ativar Rascunho de fatura.

3

Preencher as Definições facturação

Selecionar o Departamento, Taxa de IVA, e Prazo de pagamento.

Estes valores são obrigatórios.

4

Decidir se os clientes devem ser exportados

Ativar Exportar Clientes se os clientes em falta devem ser criados automaticamente no Teamleader.

5

Guardar as Definições

Clicar em Guardar.

6

Iniciar uma exportação, se necessário

Clicar em Exportar Ordens de trabalho para exportar imediatamente todas as Ordens de trabalho elegíveis.

Importante saber

A taxa de IVA selecionada aplica-se a cada linha na fatura.

Se forem necessárias taxas de IVA mistas, a fatura em rascunho deve ser ajustada no Teamleader após a exportação.

• A exportação cria rascunhos, e não faturas enviadas.
• O cliente tem de existir no Teamleader, exceto se Exportar Clientes está ativo.
• As exportações falhadas definem o estado de trabalho como Avaria.

Perguntas frequentes

Como assinalar uma ordem de trabalho para exportação para o Teamleader?

Definir o Estado adicional como Concluído.

Depois, o Estado adicional deve ser definido como Ir para o Teamleader com o Código de Estado 1.

O que acontece após uma exportação bem-sucedida?

O OutSmart define o Estado adicional como Processado.

Isto evita exportações duplicadas.

O que acontece se a exportação falhar?

O OutSmart define o estado de trabalho como Avaria com o Código de Estado 99.

Verificar o registo, corrigir a causa e voltar a definir o estado de trabalho como Ir para o Teamleader, e tentar novamente.

E se o cliente não existir no Teamleader?

A exportação falha, a menos que Exportar Clientes está ativo.

Com essa opção ativa, o OutSmart cria primeiro a empresa do cliente.

É possível escolher uma taxa de IVA diferente por artigo?

Não.

A taxa de IVA definida nas Configurações de integração do Teamleader aplica-se a cada linha na fatura.

Se forem necessárias taxas de IVA diferentes, a fatura em rascunho deve ser ajustada no Teamleader após a exportação.

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