Configurar importações do TOPdesk
Escolher que chamadas, filiais, contactos e operadores do TOPdesk o OutSmart importa.
Utilizar as definições de importação para escolher que dados o OutSmart vai buscar ao TOPdesk.
Cada sincronização é executada automaticamente a cada 15 minutos depois de guardar a configuração.
Opções de importação disponíveis
Ordens de trabalho
TOPdesk chamadas importar no OutSmart como Ordens de trabalho.
Estas definições controlam que chamados são importados:
Estado de processamento
Estado de sincronização
Grupos de operadores
Método de atualização
Subincidentes
Usar números de devedor
Permitir importações duplicadas
Contactos
TOPdesk filiais importar no OutSmart como Contactos.
Também podem ser importadas pessoas associadas como pessoas de contacto.
Funcionários
TOPdesk operadores importar no OutSmart como Funcionários.
Se forem usados grupos de operadores, só são importados os operadores desses grupos.
O que fazem os campos de importação de Ordens de trabalho
Estado de processamento
Selecionar um ou mais estados de processamento do TOPdesk.
Só os chamados com um destes estados são importados para o OutSmart.
Este campo é obrigatório quando a importação de Ordens de trabalho estiver ativada.
Estado de sincronização
Escolher o estado que o TOPdesk deve aplicar depois de o chamado ser importado.
Isto impede que o mesmo chamado volte a ser importado na sincronização seguinte.
O estado de sincronização tem de ser diferente do estado de processamento.
Grupos de operadores
Usar este campo para limitar as importações aos grupos de operadores selecionados do TOPdesk.
Deixar este campo vazio para importar chamados de todos os grupos.
Método de atualização
Escolher como são aplicadas as atualizações aos chamados existentes no TOPdesk:
Periódico verifica e aplica as atualizações em intervalos regulares.
Direta aplica as atualizações assim que são detetadas durante uma sincronização.
Subincidentes
Ativar isto para importar subincidentes associados como Ordens de trabalho separadas.
Usar números de devedor
Ativar isto para usar o número de devedor da filial como número do Contacto.
Usar isto quando os números de devedor no TOPdesk coincidirem com os números de Contacto no OutSmart.
Permitir importações duplicadas
Ativar isto quando um chamado puder ser encerrado, reaberto e importado novamente.
O que é transferido na importação do chamado
Quando um chamado é importado como Ordem de trabalho, o OutSmart utiliza:
o número do chamado como o número externo da Ordem de trabalho
o nome da filial e morada como o Cliente
o nome do autor do chamado, número de telefone e endereço de email como dados de contacto
o descrição breve e texto do pedido como descrição do trabalho
o data prevista como a data de trabalho prevista
quaisquer anexos no chamado como anexos da Ordem de trabalho
Se a filial associada estiver em falta rua, código postal, ou cidade, o chamado é ignorado.
O registo mostra então que a ordem tem campos em falta.
Opções de importação de Contactos
Quando se ativa Contactos, o OutSmart importa as filiais do TOPdesk como Contactos.
Também podem ser usadas estas opções:
Contactos importa as pessoas associadas à filial como pessoas de contacto.
Subfilial como Contacto principal importa uma subfilial como o seu próprio Contacto, em vez de uma morada adicional.
Opções de importação de Funcionários
Quando se ativa Funcionários, o OutSmart importa os operadores do TOPdesk como Funcionários.
Se forem selecionados grupos de operadores, o OutSmart só importa operadores desses grupos.
Perguntas frequentes
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