Configurar exportações do VISMA eAccounting

Escolher como o OutSmart exporta Ordens de trabalho, Clientes e Artigos para o VISMA eAccounting.

Utilize as Definições de exportação para decidir que dados o OutSmart envia para o VISMA eAccounting.

É possível exportar Ordens de trabalho com estado Concluído como encomendas de vendas ou rascunhos de Fatura.

Também é possível permitir que o OutSmart crie automaticamente Clientes e Artigos em falta.

Exportar Clientes e Artigos automaticamente

Clientes

Ativar Exportar na secção de Clientes, se o OutSmart tiver de criar Clientes em falta no VISMA eAccounting.

Definir um valor predefinido Prazo de Pagamento primeiro.

O OutSmart usa este termo de Pagamento para novos Clientes que cria no VISMA eAccounting.

Isto acontece antes de a exportação da Ordem de trabalho prosseguir.

Artigos

Ativar Exportar na secção de Artigos, se o OutSmart tiver de criar Artigos em falta no VISMA eAccounting.

Definir um valor predefinido Unidade primeiro.

Também é possível definir um valor predefinido Categoria de Vendas.

O OutSmart usa estes valores para novos artigos que cria no VISMA eAccounting.

Isto acontece antes de a exportação da Ordem de trabalho prosseguir.

Exportar Ordens de trabalho como encomendas de vendas

Utilize a exportação de encomendas de vendas quando o trabalho tiver de continuar no VISMA eAccounting como uma Encomenda.

É possível configurar estes campos:

• Estado da Ordem de trabalho para Artigos e Horas
• Estado da Ordem de trabalho apenas para Artigos
• Estado da Ordem de trabalho apenas para Horas
• A sua referência
• A nossa referência
• Arredondamento de horas
• Exportar PDF da Ordem de trabalho

Os campos de referência suportam tags.

Utilize tags quando pretender que valores como o número da Ordem de trabalho ou o nome do Cliente sejam preenchidos automaticamente.

O arredondamento da hora pode ficar desativado ou arredondar para 5, 15, ou 30 minutos.

Exportar Ordens de trabalho como rascunhos de Fatura

Utilize a exportação de Fatura quando pretender que o VISMA eAccounting crie uma Fatura em Rascunho.

É possível configurar estes campos:

• Estado da Ordem de trabalho para Artigos e Horas
• Estado da Ordem de trabalho apenas para Artigos
• Estado da Ordem de trabalho apenas para Horas
• A sua referência
• A nossa referência
• Arredondamento de horas
• Exportar Notas de Artigos como linha de texto
• Exportar PDF da Ordem de trabalho

Quando Exportar Notas de Artigos como linha de texto está ativado, as Notas de Artigos da Ordem de trabalho aparecem como linhas de texto separadas na Fatura em Rascunho.

1

Abrir as Definições do VISMA eAccounting

Ir para Definições → Geral → Integrações de software.

Abrir VISMA eAccounting.

2

Ativar a exportação de Clientes se necessário

Ativar Exportar na secção de Clientes.

Definir o valor predefinido Prazo de Pagamento.

3

Ativar a exportação de Artigos se necessário

Ativar Exportar na secção de Artigos.

Definir o valor predefinido Unidade.

Adicionar o valor predefinido Categoria de Vendas se for utilizado.

4

Escolher o tipo de exportação da Ordem de trabalho

Ativar Exportar em Encomendas de vendas ou Fatura.

É possível ativar ambos se o fluxo de trabalho precisar dos dois.

5

Definir os Estados de exportação

Escolher qual o Estado da Ordem de trabalho que deve exportar Artigos e Horas.

Se necessário, escolher Estados separados apenas para Artigos ou apenas para Horas.

6

Preencher as opções extra de exportação

Definir A sua referência e A nossa referência se forem utilizados.

Escolher o arredondamento da hora.

Decidir se o PDF da Ordem de trabalho deve ser exportado.

7

Guardar as definições

Clicar Guardar.

O fluxo de exportação selecionado fica então ativo.

8

Executar uma exportação manual se necessário

Clicar Exportar na página de definições.

Isto exporta imediatamente todas as Ordens de trabalho elegíveis.

Importa saber

• A exportação de encomendas de vendas e a exportação de Fatura podem ambas ser ativadas.
• Utilize Estados diferentes da Ordem de trabalho se pretender fluxos de exportação separados.
• A falta de um Cliente pode bloquear a exportação quando a exportação de Clientes estiver desativada.
• A falta de um Recurso pode bloquear a exportação quando a exportação de Artigos estiver desativada.
• A exportação de Fatura cria uma Fatura em Rascunho no VISMA eAccounting.

Perguntas frequentes

Qual é a diferença entre a exportação de encomendas de vendas e a exportação de Fatura?

Uma encomenda de vendas mantém-se no fluxo de Encomendas no interior do VISMA eAccounting.

Uma exportação de Fatura cria uma Fatura em Rascunho para revisão e aprovação final.

Utilize a Opção que melhor se adequa ao processo de Faturação.

O que acontece se o Cliente da Ordem de trabalho não existir no VISMA eAccounting?

A exportação pode falhar.

A exportação de Clientes deve ser ativada se o OutSmart tiver de criar primeiro o Cliente.

O que acontece se um Recurso na Ordem de trabalho não existir no VISMA eAccounting?

A exportação pode falhar.

A exportação de Artigos deve ser ativada se o OutSmart tiver de criar primeiro o artigo.

É possível utilizar ao mesmo tempo a exportação de encomendas de vendas e a exportação de Fatura?

Sim.

Utilize Estados diferentes da Ordem de trabalho para decidir quais Ordens de trabalho seguem para cada tipo de exportação.

O que faz Exportar Notas de Artigos como linha de texto?

Adiciona a Nota de uma linha de Recurso como uma linha de texto separada na Fatura em Rascunho.

Isto ajuda quando o Cliente deve ver detalhes adicionais ou Notas de instalação.

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