Configurar exportações do VISMA.net

Escolher como o OutSmart exporta Ordens de trabalho concluídas para o VISMA.net como encomendas de venda ou faturas de venda.

Use as configurações de exportação para decidir como o OutSmart envia ordens de trabalho concluídas para o VISMA.net.

A exportação é executada automaticamente em intervalos regulares.

Também é possível iniciá-lo manualmente.

Principais Configurações de exportação

Filtro de estado da ordem de trabalho

Escolher qual o estado da ordem de trabalho torna uma ordem de trabalho elegível para exportação.

Por defeito, é Concluída.

Se escolher Nenhum, não é executada qualquer exportação automática.

Formato de exportação

Escolher se o OutSmart exporta a ordem de trabalho como uma encomenda de venda ou uma fatura de venda.

Ordem de venda

Usar Ordem de venda quando o documento deve permanecer aberto no VISMA.net.

É possível escolher o tipo de ordem e o armazém predefinido.

O armazém predefinido é utilizado quando uma linha da ordem de trabalho não tem armazém.

Fatura de venda

Usar Fatura de venda quando o documento deve ser faturado diretamente.

É possível definir o número de dias até a fatura expirar.

Novo Artigo

Ativar esta opção se os artigos em falta tiverem de ser criados no VISMA.net durante a exportação.

Depois escolher o tipo de artigo para o novo artigo.

Se isto estiver desativado, os artigos em falta podem bloquear a exportação.

Novo Contacto

Ativar esta opção se os clientes em falta tiverem de ser criados no VISMA.net durante a exportação.

Se isto estiver desativado, os clientes em falta podem bloquear a exportação.

Subcontas

Usar subcontas quando a configuração do VISMA.net precisar de codificação financeira por linha.

É possível mapear o número do projeto da ordem de trabalho para um segmento da subconta.

Também é possível atribuir valores predefinidos fixos a outros segmentos.

Filiais

Usar filiais quando se quiser que as ordens de trabalho sejam exportadas para uma filial específica do VISMA.net.

Quando ativado, o OutSmart importa códigos de filial como estados da ordem de trabalho.

A filial na ordem de trabalho decide para onde vai a exportação.

Informações adicionais

É possível enviar até oito campos adicionais com a exportação.

Cada campo usa um código de campo e um valor.

O valor suporta tags da ordem de trabalho.

Arredondamento de horas

É possível arredondar as horas trabalhadas para:

• 5 minutos
• 15 minutos
• 30 minutos

Escolher Sem arredondamento para usar o tempo exato registado.

1

Abrir as Configurações do VISMA.net

Ir para Configurações → Geral → Integrações de software.

Abrir VISMA.net.

2

Escolher o filtro de exportação

Selecionar o estado da ordem de trabalho que deve acionar a exportação.

Usar Nenhum quando só se pretendem exportações manuais.

3

Escolher o formato de exportação

Selecionar Ordem de venda ou Fatura de venda.

Depois preencher as configurações desse formato.

4

Rever as opções avançadas

Ativar Novo Artigo ou Novo Contacto se necessário.

Depois rever subcontas, filiais, informações adicionais e arredondamento de horas.

5

Guardar as configurações

Clicar Guardar.

O fluxo de exportação selecionado fica então ativo.

6

Executar uma exportação, se necessário

Clicar Exportar Ordens de trabalho para enviar imediatamente todas as Ordens de trabalho elegíveis.

Importante saber

• Um Cliente em falta pode bloquear a exportação quando Novo Contacto está desativado.
• Um Artigo em falta pode bloquear a exportação quando Novo Artigo está desativado.
• A ordem de trabalho tem de cumprir as condições de exportação selecionadas.
• Quando as filiais não são usadas, o estado da ordem de trabalho também tem de ser Para o Visma.

Perguntas frequentes

Como marcar uma ordem de trabalho para exportação?

Definir o estado da ordem de trabalho como Concluída quando esse for o gatilho da exportação.

Se as filiais não forem usadas, o estado da ordem de trabalho também tem de ser Para o Visma.

A integração trata dela automaticamente, ou pode ser exportada manualmente.

Qual é a diferença entre uma encomenda de venda e uma fatura de venda?

Uma encomenda de venda permanece aberta no VISMA.net.

Uma fatura de venda é um documento de faturação.

Escolher o formato que corresponde ao fluxo de faturação.

O que acontece quando um artigo não existe no VISMA.net?

A exportação pode falhar.

Ativar Novo Artigo se o OutSmart deve criar primeiro o artigo em falta.

Para que servem as subcontas?

Suportam a codificação financeira no VISMA.net.

Usá-las quando as linhas da fatura ou da encomenda precisarem de codificação adicional para centros de custo, projetos ou outros segmentos.

Para que servem as filiais?

Permitem encaminhar uma ordem de trabalho para uma filial específica do VISMA.net.

A filial na ordem de trabalho é depois usada durante a exportação.

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