Guia do Cliente KoudSmart
Compreender a configuração, a utilização diária, os Relatórios e as questões de conformidade do KoudSmart.
KoudSmart ajuda a estruturar o registo de refrigerantes e o reporting no OutSmart.
Serve para apoiar a administração neerlandesa de F-gases no processo diário.
O KoudSmart suporta o registo e o reporting. A Empresa continua responsável pela configuração correta, pelos dados completos e pela revisão final de conformidade.
Antes de começar
O KoudSmart funciona melhor quando todo o processo está pronto.
Confirmar primeiro estes pontos:
KoudSmart está ativo como Power-Up
Formulários fazem parte do processo de campo
as instalações são ligadas através de Gestão de Ativos sempre que possível
os cilindros e as transações de Armazém são mantidos de forma consistente
os detalhes de reporting da Empresa estão completos e atualizados
O que o KoudSmart permite fazer
O KoudSmart suporta as partes principais da administração de refrigerantes:
registar o manuseamento de fluidos frigorigéneos por instalação
gerir refrigerantes, cilindros e detalhes da Empresa
calcular valores de GWP e equivalente de CO2 no reporting
gerar Relatórios anuais de balanço e registo
Funciona melhor quando os técnicos registam os dados durante o Trabalho.
Configurar o KoudSmart
A configuração principal cobre três partes:
Selecionar os refrigerantes em uso.
Registar os cilindros a acompanhar.
Introduzir os detalhes da Empresa usados no reporting.
Manter a configuração focada.
Uma lista mais pequena de refrigerantes e dados limpos dos cilindros reduzem erros mais à frente.
Começar aqui:
Utilizar o KoudSmart no trabalho diário
O KoudSmart integra-se no fluxo normal de Ordens de trabalho e Formulários.
Os técnicos utilizam-no quando o trabalho inclui manuseamento de refrigerantes.
Os registos diários típicos incluem:
a instalação ou Objeto associado
o refrigerante e a quantidade
detalhes de enchimento ou recuperação
o cilindro em causa
o motivo do manuseamento
Para um reporting mais limpo, ligar o Objeto correto antes de os técnicos concluírem o registo.
Utilizar estas páginas para o fluxo de trabalho:
Gerir os cilindros e o stock com cuidado
Os dados dos cilindros afetam a rastreabilidade, a revisão de stock e a saída do balanço anual.
As boas práticas incluem:
atribuir a cada cilindro uma identidade única e clara
rever regularmente os movimentos de stock
investigar cedo cilindros duplicados ou Armazéns duplicados
Se aparecerem avisos, resolver antes de confiar nos Relatórios:
Gerar e rever Relatórios
O KoudSmart pode gerar Relatórios de registo e de balanço anual.
Estes Relatórios dependem de uma configuração correta e de registo diário fiável.
Antes de partilhar um Relatório:
Verificar o ano selecionado.
Rever o formato da coluna de Localização.
Procurar avisos de configuração ou dados duplicados.
Verificar diferenças inesperadas antes de utilização externa.
Abrir estas páginas quando preparar o reporting:
Porque a coluna de Localização é importante
A coluna de Localização afeta a facilidade com que as instalações são identificadas na saída.
Utilizar um formato curto e facilmente reconhecível.
Um bom resultado combina muitas vezes detalhes do Objeto, detalhes do Cliente e detalhes da Morada.
Rever o formato antes do reporting final.
Como investigar diferenças de balanço
Uma diferença de balanço indica normalmente transações em falta, configuração incorreta ou correções de stock que precisam de revisão.
Começar com estas verificações:
Comparar o stock de cilindros com as transações de Armazém registadas.
Verificar se o Objeto e o refrigerante corretos foram usados no fluxo de campo.
Rever registos duplicados ou registos incompletos.
Não tratar uma diferença de balanço inexplicada como definitiva.
Rever primeiro os dados subjacentes.
O que o KoudSmart suporta e o que continua a ser responsabilidade da Empresa
O KoudSmart suporta um processo estruturado.
Não substitui os controlos internos.
Utilizar o KoudSmart para:
normalizar o registo
melhorar a rastreabilidade
preparar o reporting anual
Ainda é necessário:
verificar se a configuração corresponde ao processo real
manter os registos completos e atempados
rever a saída do relatório antes de o partilhar
confirmar as obrigações atuais de conformidade
Boas práticas
Manter o processo fiável com alguns hábitos:
registar o manuseamento de refrigerantes o mais próximo possível do Trabalho
rever regularmente a configuração dos cilindros e o histórico de stock
testar a saída do relatório antes da inspeção ou da revisão anual
atualizar as informações da Empresa antes dos períodos de reporting
manter os Objetos ligados às instalações corretas
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